ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYE9"
CLASE 9
TIPOLOGÍA DE LOS EVENTOS
Dado el amplio significado del término y la variada programación de actos que se celebran, es muy complicado establecer una única tipología universal de eventos. En los fundamentos teóricos ya se anticiparon varias clasificaciones que se completarán y abordarán desde una perspectiva diferente en este apartado.
A la hora de llevar a cabo una clasificación, es primordial hacer referencia a aquellos intereses comunes en cuanto a los objetivos, a los convocantes y a los asistentes a un evento, así como su compromiso en la toma de decisiones y la selección de unos determinados servicios. Por otra parte, la continua transformación de las tecnologías de la información y la comunicación hacen posible individualizar la organización de cada acto, particularizando el proceso de gestión y su posterior desarrollo. Todo ello permite que sea posible decir que cada evento posee unos
rasgos distintivos propios.
La Fundación Universitas establece una serie de criterios de clasificación en función de tres aspectos, la financiación, el territorio y el ámbito. Según su financiación, estos pueden ser:
• EVENTOS POR CONTRATO: en el caso en el que un organismo o empresa contrata a un OPC (Organizador Profesional de Congresos) para la organización de su evento.
• EVENTOS LLAVE EN MANO: es cuando la empresa organizadora delega por completo en un OPC la organización de todo el evento. Es decir,que de este dependerá desde los pormenores del diseño creativo hasta cuestiones económicas como la financiación de la reunión.
• EVENTOS ABIERTOS: son aquellos en los que cada persona paga su registro de inscripción, o sea, que el evento se financia, fundamentalmente, a partir de este importe, junto a los ingresos realizados por los patrocinadores y expositores.
• EVENTOS CERRADOS: son los que están financiados por patrocinadores con fondos privados o gubernamentales, y los asistentes sólo pueden acudir al mismo por expresa invitación.
Según el ámbito territorial que abarcan, destacan los tres tipos
siguientes:
• EVENTOS REGIONALES: son los eventos que reúnen a personas que pertenecen a una zona con características similares.
• EVENTOS NACIONALES: cuando los asistentes provienen de diferentes provincias o estados de un mismo país.
• EVENTOS INTERNACIONALES O MUNDIALES: los participantes provienen de varios países y regiones diferentes. Además, para que sean de carácter internacional debe mediar la decisión de una asamblea general ordinaria del organismo internacional que lo convoca. Igualmente,una reunión internacional se debe celebrar cada vez en un país distinto y cada dos años aproximadamente.
Finalmente, se expone la clasificación de eventos con respecto al
ámbito al que se refieren:
• EVENTOS SOCIALES: se sitúan más en el ámbito familiar o privado. Su objetivo es el establecimiento o el perfeccionamiento de los vínculos humanos. Normalmente tienen un carácter festivo. Algunos de ellos serían los aniversarios, los cumpleaños o las reuniones.
• EVENTOS CULTURALES: en este tipo de eventos la comunicación está latente por medio de la transmisión de mensajes que tienen como objetivo enriquecer el conocimiento cultural de las personas que acuden a ellos.
• EVENTOS DEPORTIVOS: son todos aquellos que tratan de motivar el espíritu deportivo, desarrollar todas aquellas competencias que tengan que ver con el culto al cuerpo y sus aptitudes físicas, consiguiendo así mejorar la calidad de vida de los participantes.
• EVENTOS EMPRESARIALES: poseen una gran trascendencia pública relacionada con algún interés generalmente económico, aunque.
También pueden tener intereses de otro tipo. Un ejemplo de estos
son las ferias, congresos, exposiciones, lanzamientos de productos, entregas de premios, etc. En el siguiente apartado se ampliará la información sobre los eventos empresariales.
• EVENTOS POLÍTICOS: un aspecto importante que se debe tener en consideración es que este tipo de evento necesita de una preparación muy minuciosa y exhaustiva. Una de las principales tareas del organizador será la de definir previamente y por escrito las consignas y directivas,estableciendo estrictamente quién será el responsable partidario de dar estas últimas.
Los más característicos serían:
1. Abiertos puntuales: en puestos en la calle.
2. Abiertos generales, como en el caso de las concentraciones, que se
pueden llevar a cabo, por ejemplo, en una plaza.
3. Abiertos móviles: en el caso de las manifestaciones.
4. Cerrados generales, como por ejemplo, el meeting interno.
Eventos de empresa
Los eventos empresariales se definen como: “aquellos que plantean
las empresas como herramienta dentro de su estrategia de marketing, ya sea para aumentar sus ventas, dar a conocer un nuevo producto al mercado o mantener la presencia del mismo”6.
Asimismo, en cuanto a su tipología, los eventos de empresa pueden
ser gubernamentales, no gubernamentales o corporativos:
• Gubernamentales: cuando el organizador es un cuerpo gubernamental y los temas están orientados a la sociedad en general.
• No gubernamentales: convocados por ONGs, entidades intermediarias, asociaciones, federaciones o cámaras.
• Corporativos: son aquellos relacionados con las corporaciones en el aspecto económico, es decir, los organizados por grandes empresas.
En los siguientes epígrafes se desarrollarán los diferentes tipos de
eventos empresariales haciendo hincapié en las características, los objetivos, así como la planificación de los mismos.
A continuación, hemos establecido el siguiente ordenamiento de eventos de empresa.
1. Congresos
El término congreso proviene del latín “congregare” y significa juntar, reunir. Constituye una reunión científica o institucional de personas de un sector determinado que, a partir de un tema central, construyen un diálogo común y divulgan conocimiento e ideas al público asistente. El congreso posee unas características reguladas y gira en torno a un trabajo sistematizado.
Para la celebración de un congreso es fundamental tener en cuenta
una serie de aspectos, no solo intelectuales, sino también personales.
Los participantes perciben el evento como un punto de interacción entre personas con criterios y preferencias comunes. Es por ello que el organizador deberá atender a un conjunto de necesidades que repercutirán favorablemente en el desarrollo del encuentro. Así, una planificación anticipada de actividades variadas, comidas y reuniones recreativas fomentarán que su trascurso se lleve a cabo de una manera efectiva y atractiva para sus asistentes.
Los tres objetivos fundamentales de un congreso son:
a) el surgimiento de nuevas ideas y la puesta en común del conocimiento intelectual;
b) la adquisición de contactos profesionales y nuevas amistades, y, finalmente,
c) la inmersión de sus asistentes en otras ciudades, países y en las culturas partícipes.
En definitiva, el congreso se convierte en una ocasión única de establecer contactos para otros encuentros futuros o para que surjan posibles nuevos negocios o relaciones profesionales.
El proyecto inicial de esta celebración parte, en la mayoría de las ocasiones, de la institución que dirige a los trabajadores de una entidad específica. Esta seleccionará a un comité organizador, experto en la materia, que determinará el programa y elegirá a los posibles participantes o ponentes.
La organización de un congreso estará compuesta por los siguientes
órganos:
Fundamentos Prácticos
1. El comité de honor, cargo honorífico normalmente en manos del presidente de un país, de los gobernadores intendentes o de las autoridades a cargo;
2. El comité organizador, que se trata del órgano de decisión y se caracteriza por la operatividad y la agilidad. Este comité está formado por los siguientes miembros: un presidente, que se divisa como la autoridad del congreso y sobre el que recae la responsabilidad jurídica del mismo; un vicepresidente (opcional); el secretario; el tesorero (responsable de la gestión económica); y los vocales, designados para la gestión de los distintos comités de trabajo o científicos, así como la coordinación del programa social, la imagen del congreso y la revisión de la secretaría técnica. Esta tendrá a su cargo la planificación del congreso y la disposición de las comisiones especializadas. Durante la preparación del congreso, deberá estar en constante contacto con el resto de miembros de
la organización para controlar el ritmo y desarrollo de la convocatoria.
En caso de que el comité sea de carácter científico, este estará formado por técnicos y especialistas de reconocido prestigio dentro del área del programa.
El tiempo de antelación que se estipula aconsejable para comenzar
con la preparación del congreso, aunque está en función del ámbito y de la participación acordada, oscila generalmente entre los cuatro y los dos años. Otros aspectos importantes que hay que considerar en su planificación son el tema, la fecha de celebración, la duración y, finalmente, la ubicación del evento.
1. Lema y tema principal del congreso:
A la hora de seleccionar los que serán los temas principales y los
secundarios, es importante localizar las líneas más atrayentes de la
profesión. Además, no debemos olvidar que el congreso tendrá lugar con mucha posterioridad a la elección de su temática, así que hay que prever fundadamente que la materia escogida sea interesante y atractiva para el período en que se vaya a celebrar.
Por otro lado, hay que prescindir de la frecuente propensión a abarcar mucha materia en el tema central. Contrariamente a lo que podamos pensar en un principio, con este tipo de actuación no se logrará una mayor participación. Por ello, lo más conveniente es optar por unos contenidos relativamente reducidos y bien definidos que doten de categoría y validez al evento.
2. Fecha:
Como ya hemos dicho anteriormente, elegir una fecha adecuada es
esencial para el futuro éxito del congreso. Por ello, a la hora de determinarla, tendremos en cuenta los siguientes factores:
• Confirmar que la fecha por la que se ha optado no coincida con las
festividades del país o la localidad en que tendrá lugar el encuentro.
• Conocer si paralelamente se celebrarán otros congresos en el resto del mundo con un tema similar. Si es así, podría reducir el número de participantes tanto de congresistas como de público.
• Estudiar los costes de los vuelos, los traslados y el alojamiento,
que pueden variar en función de la temporada elegida.
• Consultar la meteorología del país y la zona en que se celebrará.
• Revisar las características de la sede, su calendario de actividades
y la oferta de ocio y actividades culturales durante la fecha en la
que se va a celebrar el congreso.
3. Duración:
En referencia a la duración del evento, esta va a depender de su tipología y del ámbito que abarque. Gran parte de los congresos internacionales se celebran durante tres o cuatro días, si bien se suelen programar además algunas actividades anteriores y posteriores a este.
Finalmente, también es aconsejable valorar si el congreso tendrá lugar en fin de semana o durante los días laborables, ya que ello puede determinar el número de asistentes.
Fundamentos Prácticos
En el cuadro que se muestra a continuación, presentamos un posible modelo de programación que corresponde a un congreso de cuatro días de duración:
4. Ubicación del evento:
Con respecto a su emplazamiento, contamos con cuatro tipos de lugares básicos en los que ubicar nuestro congreso:
1. Centros de convenciones o palacios de congresos.
2. Hoteles, siempre que estén acondicionados para la celebración de este tipo de eventos.
3. Universidades.
4. Hospitales, que serán especialmente apropiados en caso de que
tema del evento trate asuntos relacionados con la salud.
De manera general, el ámbito físico en el que podremos realizar nuestro evento será cualquier espacio o local perteneciente a instituciones y /o a empresas que reúna las condiciones necesarias para su celebración.
La elección de un lugar u otro de los anteriores para su celebración
dependerá principalmente de los siguientes factores:
— La envergadura del congreso.
— El número de salas necesarias así como las disponibles.
— La dimensión de la exhibición y el número de carteles.
— La situación del centro de convenciones, el hotel o la universidad
en relación con las plazas hoteleras disponibles.
— El presupuesto del que disponemos.
— La práctica seguida en anteriores congresos.
— La atmósfera de la que queremos dotar al congreso
Convenciones
Convenciones
Si nos remontamos al origen de las convenciones, las primeras de la
historia están ligadas al Derecho Internacional, surgiendo como medio para la resolución pacífica de conflictos y controversias en el marco jurídico de los Estados. No obstante, inicialmente las convenciones de empresa se perfilaron vinculadas a las ventas. Durante este período, son las propias compañías las encargadas de organizar, planificar y elaborar sus reuniones.
Es posible hallar una gran diversidad de definiciones de este tipo de
evento. Así, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua
Española (2001), la palabra convención proviene del latín convent, -onis y tiene varias acepciones:
1. f. Ajuste y concierto entre dos o más personas o entidades.
2. f. Conveniencia, conformidad.
Fundamentos Prácticos
3. f. Norma o práctica admitida tácitamente, que responde a precedentes o a la costumbre.
4. f. Asamblea de los representantes de un país, que asume todos los
poderes.
5. f. Reunión general de un partido político o de una agrupación de otro carácter, para fijar programas, elegir candidatos o resolver otros asuntos.
Sin embargo, por otra parte, el Spain Convention Bureau, entidad
dependiente de la Federación de Municipios y Provincias de España, nos ofrece una visión muy distinta del término:
“una convención es un evento de vocación privada, generalmente
organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras”.
Por su parte, Paloma Herrero Blanco, en su libro “Gestión y
Organización de Congresos. Operativa, protocolo y ceremonial” (2000),
afirma que las convenciones “son reuniones convocadas de forma cerrada con participación restringida a los miembros de una empresa u organización. La autora compara la convención al congreso y destaca que su operación es menos compleja que la de estos, “no solamente por el hecho de que la participación no conlleva cuotas sino porque el responsable de la convocatoria realizada es, en este caso, una sola persona. Él es quien
decide el hotel donde alojarse, el medio de transporte a utilizar, los días de duración, si los participantes irán o no con acompañante, etc. Es por tanto un evento muy concreto donde hay un diálogo individualizado”.
Contrariamente a Herrero Blanco, Seekings y Farrer (1999) afirman que el término “convención” implica una reunión de más largo alcance, tamaño y formalidad —quizás para formular ideas políticas o para seleccionar candidatos laborales—. Los mítines políticos podrían ser designados con el término de convenciones. Al igual que Seeking y Farrer, en su “Manual de ceremonial empresario e institucional” (2001), Gotelli subraya que una
El ABC en la Organización de Eventos convención constituye una reunión relacionada con la política o con una corporación.
Por tanto, como podemos observar, en función de las fuentes que se
consulten, el término puede aparecer ligado bien sea al ámbito de lo político (como es el caso de la semántica lingüística y el mundo anglosajón,tal vez influidos por los comienzos de esta modalidad de reunión masiva), o, por el contrario, a un contexto empresarial y de negocios.
A lo expuesto anteriormente, se suma el problema de clarificar un significado específico para las diferentes tipologías de reuniones, es decir, la ausencia de un criterio único y común para el sector de los eventos a la hora de clasificarlas y describirlas. Partiendo de esta premisa fundamental,nos encontramos, por tanto, con el primer inconveniente con respecto a la conceptualización de las convenciones en el ámbito de la empresa. Este vacío a la hora de sintetizar un conjunto de criterios sobre el significado del
término “convención” aplicado a las empresas, no solo le provoca una carencia de identidad propia, sino que en ocasiones puede llevar a confundirlo con otros eventos de características similares, como es el caso de los congresos, las conferencias, los simposios y las asambleas.
Finalmente, es necesario que tengamos en cuenta que si se pretendemos celebrar alguno de estos eventos en los países de habla inglesa, tendremos que llevar especial cuidado con el término “convention”, que es el más utilizado en los Estados Unidos para designar este tipo de encuentros, mientras que el término “congress” es el equivalente a convención en el inglés británico.
Una vez debatido el concepto y las definiciones proporcionadas por los diferentes autores, se procederá a enumerar los que consideramos los objetivos principales de una convención:
1. Transmitir mensajes corporativos.
2. Informar de lo que ocurre dentro de la empresa.
3. Motivar a los empleados.
Fundamentos Prácticos
4. Facilitar comunicación entre trabajadores, dirección y resto de departamentos.
5. Poner al corriente de los nuevos avances, estudios o innovaciones
sobre un tema en concreto.
Un tercer punto esencial lo constituyen los aspectos básicos que hay que tener en cuenta en el proceso de planificación de una convención.
De esta forma, en esta primera fase será necesario determinar de manera precisa:
• Los miembros del Comité Organizador de la convención.
• Los temas que se tratarán durante el evento.
• La toma de contacto con los profesionales invitados, a los que deberemos comunicarles el tema para que preparen con bastante antelación su ponencia.
• Los objetivos, propósitos y finalidades que se persiguen.
• La fecha más adecuada para su organización.
• El lugar de la convención.
• El presupuesto.
• El número de oyentes.
• La publicidad de la convención.
• La logística.
El ámbito de las convenciones ha ido evolucionando en paralelo a los reajustes y a las medidas que se han adoptado como resultado de la crisis económica. Hoy en día, el número de convenciones celebradas ha disminuido puesto que los presupuestos se han recortado significativamente. Según Sara Molero, los cambios recientes derivados de la crisis han sido los siguientes:
• Se realizan más reuniones y convenciones, pero con menor presupuesto y menor número de asistentes; se desplazan menos delegados.
El ABC en la Organización de Eventos
7. Socia fundadora de Plan Events.
• Se reduce el tiempo de duración. Se realizan eventos más cortos con el consiguiente ahorro de tiempo y costes.
• Se eligen sedes de celebración más próximas al domicilio social de la compañía.
• Hay una búsqueda de sinergias que tienden a juntar los incentivos con las jornadas de sesiones de trabajo.
• Se da una mayor interactividad y participación, a ello ha contribuido la irrupción de nuevas tecnologías y la digitalización de los eventos.
• Se persigue el equilibrio entre coste y efectividad, se busca la optimización de la eficiencia y se enfoca a la consecución de objetivos.
La afirmación de Molero en relación a la búsqueda de sinergias, como consecuencia de la crisis económica de los últimos años, entra en contradicción con las conclusiones a las que llega la Consejería de Turismo y Comercio de la Junta de Andalucía, en el documento que elabora bajo
el título “Congresos y Reuniones. Turismo nuevas ideas” (2012). En él se destaca la intención de las empresas de sacar un mayor partido a los eventos concentrándolos al máximo, de modo que en la actualidad cada vez más empresas centran los eventos en el contenido y las reuniones de trabajo (un 53% de los clientes), frente a ese 47% que manifiesta que planea combinar las reuniones y los incentivos.
Reuniones de trabajo
Las reuniones de trabajo surgen con el fin de comunicar al equipo lo que está aconteciendo en la empresa, o bien como una forma de perfeccionar los futuros objetivos que se plantean para la mejora de la misma.
La persona que la organiza debe tener la mayor información posible del motivo de dicha reunión, así como de la disponibilidad de los asistentes. Además, tendrá que tener en cuenta la sala donde se va a realizar y todas las necesidades de los elementos materiales: mesa, sonido, carpetas, bolígrafos, agua, etc.
Fundamentos Prácticos
En la reunión de trabajo es fundamental seguir una serie de puntos
clave para evitar encontrarse con situaciones adversas. En primer lugar,será necesario planificar el encuentro con la suficiente antelación e informar al equipo de su realización. La convocatoria se hará mediante invitación, ya sea escrita o hablada. No obstante, la manera más adecuada
es hacerla de forma individual y vía e-mail.
Una vez enviada la comunicación a los futuros asistentes, es preciso
subrayar la necesidad de la puntualidad de llegada al evento. La fecha y la hora deberán fijarse con la anticipación suficiente para asegurar la presencia de todos los participantes. Los especialistas aconsejan fijar la reunión bien a las 9:00 horas o después del horario de almuerzo, sobre las 15:00 horas.
En tercer lugar, es recomendable establecer una agenda en la que
estén presentes todos los asuntos que se tratarán en dicha reunión. De esta manera, los asistentes tendrán tiempo para preparar los temas y podrán proponer sus ideas. Además, en ella hay que acotar los temas en función de la prioridad e importancia de los mismos. Todo esto hará que la reunión sea más dinámica y efectiva. Finalmente, es esencial que se tome nota de todos los temas tratados durante la reunión con el objetivo de que las medidas y propuestas sean tomadas en cuenta y confirmar
que la reunión ha sido fructífera.
En cuanto a los tipos de reuniones de trabajo, el autor Gerardo
Correas (2004) distingue entre las internas y externas. Con respecto a las reuniones externas, cabe destacar que cada vez que tenga lugar una reunión fuera de la oficina es muy importante centrarse en los requisitos que giran en torno a su preparación y planificación, ya que, dadas las necesidades que requieran una reunión u otra, tendremos que fijarnos en unos aspectos determinados. Por ejemplo, si se trata de una reunión en
una comida de negocios (la comida de empresa se tratará con detenimiento en el siguiente epígrafe) escogeremos el local, que visitaremos previamente a la celebración, y así tendremos la posibilidad de ver el ambiente y consultar el menú. De esta forma, evitaremos imprevistos El ABC en la Organización de Eventos
desagradables, como encontrarnos en un restaurante en el que haya una excesiva afluencia de público, un nivel de ruido excesivamente alto, etc.
Además, a la hora de la elección del sitio, estaremos pendientes de
los siguientes factores:
• el presupuesto del local,
• el número de participantes,
• la duración de la reunión,
• el instrumental técnico necesario (transparencias, sonido),
• el número y horario de las posibles pausas (comida, cafés),
• las exigencias logísticas, como el parking, la cercanía de los aeropuertos al lugar del encuentro, etc.
Una cuestión esencial en la organización es la preparación de la sala en la que se celebre, la cual puede y debe tener una disposición u otra en función de sus características, el número de participantes y el tipo de reunión. Para las reuniones numerosas, se deberá disponer en forma de platea, con una presidencia encima de una tarima y con los participantes sentados en sillas o butacas. Por el contrario, si el número de asistentes convocados es reducido, estos se situarán en una única mesa apropiada para el tipo de reunión.
Otro aspecto crucial para el desarrollo de este evento es que el personal de la organización (las azafatas, los encargados del catering en el caso de que sea en una reunión de trabajo durante una comida, etc.) se dirija al lugar donde se vaya a celebrar la reunión con anterioridad para que todo esté en orden cuando esta comience. De esta forma, se podrá perfeccionar la preparación del encuentro, colocar las tarjetas identificativas y revisar hasta el más pequeño detalle que se nos pueda haber pasado por alto en la fase anterior, como por ejemplo, la temperatura de la sala, los ceniceros, o los vasos, etc.
Una vez finalizado el encuentro, será necesario verificar y recoger todo el material y comprobar que ningún asistente se haya olvidado de algo,
Fundamentos Prácticos
como documentos, anotaciones u objetos personales. Si a pesar de todo fuera así, se le haría llegar en su momento.
TRABAJO PRÁCTICO
A)EXPLICA EL FIN DE LAS REUNIONES DE TRABAJO
B)EXPLICA EL PUNTO DE CONVENCIÓN VISTO EN ESTA CLASE