ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ENVIAR TRABAJO PRÁCTICO AL WHATSAPP DEL DOCENTE
TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYE7"
CLASE 7
Aspectos legales, contables y de seguridad
Formas de obtener ingresos para los eventos
Hay determinados eventos en los cuáles podemos recaudar ingresos, como por ejemplo en una expo cobrando entrada. Pero hay otras maneras que son el patrocinio y el auspicio. Vamos a conocer de qué se trata cada una.
1. PATROCINIO
El patrocinio es una relación de interés recíproco entre un suministrador de fondos, recursos o servicios, y una persona o acontecimiento, o una organización. A cambio del aporte recibido, el patrocinado otorga ciertos derechos a su patrocinador, que pueden ser utilizados para conseguir una ventaja comercial o de difusión, a través de una actividad de ocio o estilo de vida.
El patrocinio ocurre cuando existe el objetivo claro de integrar las acciones dentro del plan de comunicación de la empresa. Implica inversión y persigue objetivos de rentabilidad empresaria.
a) Objetivos
Aprovechar exenciones impositivas
Difundir el nombre y los productos de la empresa
Llegar a audiencias masivas
Estimular las ventas
Demostrar uso y calidad de productos
b) Campos de aplicación
Deportes populares
Deportes especiales
Espectáculos y actividades artísticas populares
Programas y concursos en medios masivos
2. AUSPICIO
El auspicio es un aval, garantía o apoyo. No reditúa directamente ya que el auspiciante no compromete ningún apoyo monetario.
Se trata principalmente de una herramienta de imagen en donde el prestigio del auspiciante legitima al auspiciado, a su actividad, evento, etc.
a) Objetivos
Mejorar la imagen
Cumplir con un objetivo institucional indirectamente
Apoyar emprendimientos privados
b) Campos de aplicación
Seminarios, conferencias, concursos y debates
Muestras culturales
Campañas promocionales de bien común
GUIA DE COSTOS DE UN EVENTO
Tal como te lo anticipé en la unidad n°5, aquí te voy a dejar una tabla/guía de costos para que puedas utilizar al momento de confeccionar el presupuesto para tus eventos. La misma deberás completarla en función de todos los gastos que tengas (proveedores, insumos, materiales, gastos administrativos, etc.).
¿Cómo cobrar por nuestro servicio?
Bueno, con todo lo aprendido hasta acá, ya estás en
condiciones de comenzar a organizar tu primer evento.
Pero hay una cuestión muy importante de la cual todavía
no te he hablado y es de cómo cobrar nuestro servicio.
Esta información es valiosísima ya que hay muchas
personas que se vuelcan a emprender en la organización
de eventos, a veces sin haber estudiado, y de repente
consiguen un cliente y no tienen idea de cómo cobrar
por su servicio.
Es muy común que pase eso, y además en los cursos de
organización de eventos por lo general no te explican toda
esta cuestión de manera profunda y detallada, con lo cual
uno se encuentra con este vacío de conocimiento a la hora
de poner precio a su trabajo. Yo personalmente considero
que esto es de lo más importante, porque es tu negocio y
es tiempo invertido. Como siempre digo, no regales tu
tiempo. Hay que saber cómo cobrar y cuánto cobrar.
Entonces para fijar los precios debes tener en cuenta muchos factores del evento a organizar: el tipo de evento, la cantidad de invitados, y el tiempo de planeación y de ejecución que se requerirá. De no hacerlo así corres el riesgo de no cobrar lo justo o de excederte en el mismo.
Formas de presupuestar un evento
La organización de un evento puede presupuestarse de diferentes maneras:
1. COBRAR UN PORCENTAJE
Se pacta como honorarios un porcentaje del total del costo del evento. Dicho porcentaje suele ser de entre un 10% y un 15% (algunas veces de hasta un 20% inclusive). De este modo, si un evento tiene un costo total de $250.000 pesos, y pactamos un 15% de honorarios, nuestros honorarios serán $37.500 pesos.
Este modo de cobrar tiene pro y contra. La contra es que no logra contemplar toda la dedicación ni permite poner valor a todo el esfuerzo de organización que supone un evento, sino que solo se basa en hacer un cálculo de los gastos de proveedores y obtener un porcentaje. Y lo positivo es que suele ser un buen método para cuando estés comenzando con tus primeros eventos, hasta que
logres ir tomando experiencia y vayas experimentando el valor de todo el trabajo que te demanda la organización y la puesta en marcha de un evento.
También sirve para ir generando los contactos de quienes van a ser tus proveedores fijos.
Y en este punto me gustaría dejarte un tip que solemos utilizar en muchas ocasiones. Hay proveedores que suelen ofrecernos un pequeño porcentaje de comisión en caso de que los contratemos. Estas comisiones suelen ser de un 5% y un 10%, lo cual para nosotros sería otra fuente extra de ingreso a tener
en cuenta.
2. COBRAR UN IMPORTE FIJO
Esto quiere decir que nuestros honorarios van a estar pactados de antemano mediante una suma fija de dinero, la cual va a ser independiente del costo total
del evento, pero teniendo en consideración algunos criterios que nos generen un costo a nosotros, como ser: la cantidad de asistentes que necesitemos para el día del evento, la puesta en escena y los recursos necesarios.
Para darte un ejemplo, supongamos que para cubrir un evento necesitamos llevar con nosotros a 3 asistentes a los cuales vamos a pagarles $2.500 pesos a cada uno. Y tenemos ciertos recursos logísticos que implican la movilidad hasta el lugar del evento y algunos detalles de puesta en escena que en total nos generan un costo de $7.500 pesos. Sumando todos estos costos nos da un
total de $15.000 pesos, con lo cual podríamos estipular un honorario fijo de $50.000 pesos para que quitando los gastos nos quede un ingreso neto de $35.000 pesos. Este es el método que recomiendo para servicios integrales.
3. COBRAR POR HORA DE TRABAJO
Este es otro método que podrías utilizar, aunque no lo recomiendo tanto. Se trata de asignar un valor por hora individual, conforme a la dedicación y exigencia que te demande el trabajo.
Y no lo recomiendo porque es un método un poco complicado de llevar a la práctica, dado que muchas veces las horas de trabajo no se condicen con las horas de trabajo realmente invertidas.
Nuevos servicios que podemos ofrecer
Tradicionalmente, un organizador solía ofrecer y ocuparse de la organización integral de un evento, esto quiere decir, desde el principio hasta el final. Pero desde hace ya algunos años a esta parte, hubo un cambio en la manera de trabajar que fue impuesta por las necesidades del mercado, como ocurre en cualquier ámbito de los negocios, y que obligó a los organizadores de eventos
y wedding planners a volverse más flexibles y a encontrar nuevas maneras de ofrecer servicios que no sean las del servicio integral.
Quizá esto haya tenido que ver con una cuestión económica de muchas personas que, por no disponer del presupuesto necesario para contratar desde el inicio a un organizador, deciden hacer todo por su cuenta, o bien, porque piensan que va a ser una tarea sencilla, y tarde o temprano se ven desbordados
y no saben cómo continuar.
A raíz de esto es que en la actualidad se suelen ofrecer diferentes tipos de servicios que dan respuesta justamente a estas necesidades, llegando de esta manera a cubrir una mayor cuota de mercado y expandiendo nuestro trabajo para llegar a más clientes.
Te voy a nombrar los servicios que se suelen ofrecer hoy en día para que los puedas incorporar a tu emprendimiento. Esta es otra información también muy valiosa que por lo general no la suelen dar en un curso de este tipo, pero la quiero compartir porque estoy seguro que te va a ser de mucha ayuda y te dará todas las herramientas necesarias para que puedas llevar tu negocio o
emprendimiento por buen camino.
1. SERVICIO INTEGRAL
Como ya sabemos, este tipo de servicio ocupa la totalidad del evento en materia organizativa, y ya vimos anteriormente como establecer nuestros honorarios, o sea como cobrarlo (porcentaje o monto fijo). Algunos lo suelen ofrecer bajo el nombre de “servicio full” o “servicio completo”.
2. SERVICIO PARCIAL
Es un servicio que ofrecemos cuando ya el cliente tiene una parte del evento organizada. Puede que ya tenga contratada la mayoría de los proveedores y quiere contratar el servicio de un organizador para poder desligarse y pasarle todo el manejo a éste. En este caso el servicio parcial incluiría obviamente la coordinación durante el día del evento, pero también otras tareas que el cliente necesite, que por lo general tienen que ver con la búsqueda y
contratación de algún que otro proveedor que aún no fue contratado.
Para este tipo de servicios se suele pactar como honorarios una suma fija, que la podemos establecer de antemano según la magnitud y el tipo de evento.
3. DAY SERVICE
Este tipo de servicio incluye únicamente la coordinación durante el día del evento. Y suele ser la opción perfecta para quienes tienen todo organizado,pero quieren contratar a un profesional que se haga cargo de la coordinación, control y supervisión durante el evento así pueden relajarse y disfrutar al 100% de su momento más esperado.
También se puede cobrar a través de un monto fijo, o bien, a través de un cobro por horas.
Facturación: las claves para tu negocio
Otro tema que no suele dictarse en un curso de este tipo, y
que por lo general nadie te enseña, es el referido a la
facturación y a la cuestión impositiva. Ya aprendiste qué tipos de servicios ofrecer y cómo cobrarlos, ¿y luego qué?
Debes saber que si vas a trabajar de manera independiente es necesario que te inscribas en el régimen de “monotributo” (régimen simplificado) para poder emitir facturas de tipo “C”, y de esta forma tener tu actividad y tus ingresos declarados ante la AFIP.
Dentro del régimen del monotributo existen diferentes categorías, desde la “A” hasta la “K”, y cada una con un monto máximo de facturación anual. Si te excedes del monto máximo de tu categoría deberás recategorizarte, con lo cual te va aumentar el valor de la cuota mensual. De todas formas, al inscribirte el primer año vas a comenzar con la categoría más baja, o sea la “A”.
Estar inscripto en AFIP es importante si es que vas a cobrar
tus servicios a través de medios electrónicos como pueden
ser: depósito o transferencia bancaria, tarjetas de débito
o crédito, Mercado Pago, etc.
Por sobre todas las cosas, lo fundamental de estar inscripto es que para los eventos corporativos es necesario emitir facturas, ya que casi la totalidad de las empresas necesitan justificar sus gastos mediante facturas o comprobantes de compra. Dicho sea de paso, en ocasiones, las empresas y sobre todo las grandes, suelen exigir factura de tipo “A”, para posteriormente poder deducir el IVA, pero como monotributista sólo podrás emitir facturas de tipo “C”. Para
poder emitir facturas de tipo “A” deberás ser “Responsable Inscripto” y estar inscripto en IVA y ganancias, lo que representa una complejidad aún mayor y te obligará también a pagar todos los meses a un contador para que te lleve
los impuestos y las declaraciones juradas correspondientes.
Yo te recomiendo que empieces como “monotributista” para echar a andar el negocio y sumar experiencia. A menos que quieras empezar un negocio grande orientado principalmente a la organización de eventos corporativos. En este caso entonces te va a convenir inscribirte como “Responsable Inscripto” para
poder emitir facturas de tipo “A”.
Pago a proveedores
Como ya bien sabemos, la búsqueda, elección y contratación de los
proveedores corre por cuenta nuestra. Pero hasta aquí no hemos hablado nada sobre el pago a los mismos.
Lo que debes saber, es que, en líneas generales, los pagos a proveedores los va a efectuar nuestro cliente, ¿por qué? Simplemente por una cuestión de facturación e impuestos.
Nosotros debemos evitar cobrar dinero que va a ser para pagos a terceros (proveedores) porque todo dinero que nos ingrese debemos facturarlo, y no tiene sentido facturar un dinero que no corresponde a nuestros ingresos, ya que eso haría que nos excedamos en los montos de facturación permitidos
según nuestra categoría del monotributo.
Entonces simplemente nosotros cerramos el trato con cada uno de los proveedores y pasamos los datos de los pagos a nuestro cliente para que los efectúe. Por lo general, los pagos a proveedores se hacen mediante una seña primero, que puede ir desde un 25% a un 50% del total del servicio, y luego 2 o 3 días antes del evento se liquida el resto. A algunos proveedores inclusive
se les puede abonar el mismo día del evento en efectivo.
En esta cadena, cada uno de los proveedores será el responsable de emitir las facturas correspondientes a sus servicios para que nosotros se las hagamos llegar a nuestro cliente.
Contratos y aspectos legales
Cuando uno comienza a desempeñar la actividad
de manera profesional empieza a ser necesario la
incorporación del uso de contratos para dar un
marco legal a su labor.
Entonces una vez que has acordado con el cliente
todos los detalles y servicios a contratar, deberá
estar especificado todo por escrito y firmado por
ambas partes en lo que se conoce como un
“contrato de servicio”.
En el contrato debe figurar, la fecha y lugar, los nombres y apellidos de ambas partes, los datos del evento (lugar, fecha, y cantidad estimada de invitados),
y un detalle del servicio que te comprometes a brindarle al cliente.
También podrás incluir algunas cláusulas que consideres necesarias. Y, por último, sobre el final debe ir la firma de cada una de las partes, como aceptación del contrato. No olvides darle una copia firmada al cliente.
Contratos de los proveedores
Del mismo modo que nosotros podemos establecer y hacer firmar al cliente un contrato de servicio, muchos de los proveedores también suelen manejarse con un contrato similar, en el que se describen los detalles del servicio a contratar y algunas cláusulas que deberán ser aceptadas por parte del cliente.
Con lo cual, los proveedores al momento de la contratación pueden pasarnos sus contratos para que nosotros se los hagamos firmar a nuestro cliente y se los devolvamos nuevamente firmados.
Uno de los aspectos fundamentales de tener todo firmado mediante contratos es que se evita cualquier tipo de supuestos y de malos entendidos, tanto con el cliente como así también con los proveedores. Si un proveedor no nos ofrece un contrato podemos armar uno nosotros y hacerlo firmar.
Seguridad de los salones y los seguros de ART
Ahora nos metemos de lleno en el tema de los
seguros, que es uno de los temas cruciales y quizá
menos comentado en un curso de este tipo.
Siempre es importante comprobar que el salón
cuente con un seguro general, por cualquier
eventualidad que surja durante la celebración (ley
de Seguros 17.428).
El salón de fiestas debería tener una póliza de responsabilidad civil
importante, por si le sucede algo a un invitado y éste luego le reclama al salón. Y todo el personal que trabaja allí debe contar con seguro de accidentes de trabajo, ART o AP (seguro de accidentes personales).
Si son empleados del salón seguramente lo tengan. Pero se necesita que todo el personal eventual también lo tenga: mozos, cocineros, personal de seguridad, bartenders; en fin, toda persona que va a prestar servicio al evento.
Y si se contrata un show (banda de música, profe de salsa, stand up, mago,etc.) también deben presentar ART para ese evento, con cláusula de no repetición a favor del organizador. Este seguro también debe requerirse cuando el evento sea en una casa particular, no sea cosa de tener problemas
si el artista se lastima con un pedazo de plato roto en el living.
Es clave que en la responsabilidad civil del seguro figuren los invitados considerados como terceros, porque siendo así, están habilitados para un reclamo al salón en caso de algún accidente.
Si el festejo se organiza en el SUM de un edificio, la cobertura dependerá de la póliza de responsabilidad civil del edificio: si es una póliza que contemple la actividad del SUM (una póliza comprensiva), lo tiene cubierto
¿Pagar por la música?
Aunque no lo creas, la legislación establece que se debe pagar para pasar música en un evento. Según la ley nacional Nº 17.648, decreto reglamentario Nº 5146/69, cuando se organiza una fiesta familiar de cumpleaños, un casamiento, cumple de 15, aniversario o similares, la Sociedad Argentina de Autores y Compositores de Música (SADAIC) establece el pago de un monto fijo, de acuerdo a la categoría del local en el que se organiza la celebración,
que puede variar dependiendo del horario del evento, la superficie del lugar y la cantidad de invitados.
Esto lleva a asegurarnos de que el salón de fiestas o el lugar dónde se llevará a cabo el evento tenga paga sus obligaciones con SADAIC. No quisiéramos que justo caiga una inspección al lugar el día del evento y lo clausuren, teniendo que dar por finalizada la fiesta.
Planes de contingencia y evacuación
Otro de los aspectos relativos a la seguridad en los eventos tiene que ver con los planes de contingencia y los planos de evacuación. Es necesario que nos aseguremos de que el lugar posea planos de evacuación y conocerlos de antemano por cualquier situación que nos obligue a tener que evacuar.
Así también, hay que chequear ciertos elementos de seguridad como las salidas de emergencia y la correcta instalación de los matafuegos, controlando que estén cargados y no vencidos.
A su vez, también debemos tener elaborado un plan de contingencia que prevea posibles imprevistos. Por ejemplo, tener a mano los teléfonos de emergencias por si un invitado se descompensa o necesita algún tipo de atención médica.
TRABAJO PRÁCTICO
A)EXPLICA LA SEGURIDAD EN LOS SALONES
B)DESARROLLA EL TEMA "FACTURACIÓN"