ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYG5"
CLASE 5
¿CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO?
Claves para la organización de un evento
Organizar un evento requiere prestar atención a muchos factores diferentes e invertir una gran cantidad de tiempo en la preparación, pero podemos estar seguros de que cuanto mejor sea esa planificación más exitoso será el evento.
De entre las diferentes tareas que debe asumir un organizador, es
fundamental que sepa cómo hacer un briefing. Sin este primer paso básico, la organización de un evento puede convertirse en un desastre.
¿Qué es un briefing?
Una de las dificultades de afrontar el trabajo en equipo, o
un trabajo que debe ser repartido entre varias personas,
aunque estas trabajen de forma independiente, es
conseguir que todos tengan bien claro qué deben hacer,
cómo lo deben hacer y cuándo deben hacerlo.
El briefing es un documento de tipo informativo que recoge todos los datos necesarios para poder empezar con la planificación del evento.
Invertir tiempo en la preparación de esta información ahorrará trabajo en la organización y evitará errores.
El briefing resumirá brevemente datos básicos del evento, como quién lo organiza, cuál es el objetivo, tipo del público al que va dirigido, entre otros. Así nos aseguramos de que el trabajo que vamos a hacer es justo el que el cliente espera de nosotros.
Una vez que esté listo, este documento servirá para dar información básica al resto de miembros del equipo que van a participar en la organización y también operará como esquema básico a la hora de asignar y repartir tareas.
Su finalidad principal es presentar el evento ante terceros (proveedores) y que estos obtengan información suficiente de él como para entender de qué tratará el evento y cómo será
¿Cómo hacer un briefing para un evento?
Esta pequeña guía o esquema de trabajo es diferente a las que se elaboran en otros sectores, pero debe cumplir tres requisitos básicos.
· Brevedad
Este documento no es el formato para desarrollar de manera detallada todo lo referente a la organización. Es más bien un pequeño esquema con el que nos podemos hacer una idea de cómo será el trabajo organizativo que se desarrollará después.
· Recogerse por escrito
La información deberá constar siempre por escrito. Esto no solo hace que sea más visual, sino que permite enviarla rápidamente a todos los que deben conocerla.
· Realista
Una de las primeras claves que hay que tener en cuenta cuando se está organizando un evento es que tanto los objetivos como las actividades planificadas deben ser realistas (posibles de realizar).
Cuanto más apegado a la realidad sea el briefing, más contento quedará el cliente con los resultados y más fácil le resultará al equipo de trabajo ponerse manos a la obra con sus obligaciones.
Contenido esencial de un briefing
Cada briefing es diferente pero hay datos que no pueden faltar en ningún caso:
· Objetivo perseguido
Conocer la finalidad que se busca es esencial para poder pensar en qué tipo de actividades se van a preparar. Toda la actividad de organización girará en torno
a esta información.
Los objetivos deben cumplir con la regla SMART: ser medibles, alcanzables, realistas, específicos y susceptibles de poder alcanzarse en un determinado
tiempo.
· Público al que se dirige el evento
Otro aspecto esencial para que el resultado final sea un éxito. En función del tipo de público al que vaya dirigido el evento se puede optar por unas actividades u otras.
Este dato influye además en otras cuestiones como el lenguaje y el tipo de comunicación a emplear, los canales para publicitar el evento, etc.
· Descripción de la empresa
Cuando el cliente que está detrás del evento es una empresa, es fundamental que el acto encaje con la imagen corporativa de la misma. Por eso, es necesario conocer bien la empresa, no solo a qué se dedica, sino cuáles son sus valores, su visión y su misión.
· Limitaciones
Debido al propio producto que se va a presentar, o a las condiciones del evento, en algunos casos es necesario establecer algunas limitaciones, y las mismas deberían constar en el briefing. Por ejemplo, si se va a presentar una nueva bebida alcohólica, está claro que el acto no podrá contar con la presencia de menores de edad.
· KPIs
Son los factores que se van a medir y en relación con los que se va a determinar si el evento ha sido o no un éxito. Para cada evento podremos establecer los indicadores que queremos medir, como puede ser por ejemplo la asistencia.
· Estimación presupuestaria
Elaborar el presupuesto para un proyecto no es fácil, pero es fundamental que el organizador tenga presente desde el primer momento la cantidad que el
cliente puede dedicar al evento. Esto ayuda a tener mucho más claro qué tipo de cosas puede haber en el acto organizado y de cuales se debe prescindir.
· Timming
Por último, pero no menos importante, es fundamental que desde que se empieza a trabajar los responsables de la organización sepan cuánto tiempo tienen por delante.
Ejemplo de un briefing
Supongamos que tenemos que organizar un evento para dar a conocer una nueva marca de moda dirigida al público joven, el briefing podría contener estos elementos básicos:
Objetivo: dar a conocer una nueva marca de ropa.
Público: hombres y mujeres de 20 a 40 años a los que les guste vestir con estilo casual.
Descripción de la empresa: empresa familiar con 30 años de experiencia en el campo textil juvenil, que ahora quiere darse a conocer entre un público más
adulto. Interesada en ofrecer productos con una mínima huella ecológica.
Limitaciones: para ser coherentes con los valores de la empresa se pide reducir al mínimo posible la presencia de plásticos y materiales no reciclables.
KPIs: en este caso lo que se busca es que asista el mayor número posible de personas al evento.
Estimación presupuestaria: la empresa dispone de un presupuesto de $500.000 pesos para el evento.
Timming: el acto debe celebrarse la primera semana del mes de marzo.
Con todos estos datos ya tenemos información más que suficiente para empezar a trazar la planificación y diseñar un evento que cumpla con los requisitos pedidos por el cliente.
Pero este documento no solo debe conocerlo el organizador, también debe hacerlo llegar a sus colaboradores y a todas las empresas con las que trabaje en la preparación del acto. Si todos los implicados se ajustan al briefing y al plan de trabajo, es mucho más probable que el resultado final sea el éxito que espera el cliente.
Elaborar este esquema de trabajo no es obligatorio, pero ahora que sabes cómo hacerlo seguro que has podido comprobar las ventajas que tiene para el organizador como para su equipo de trabajo y los propios clientes. Por eso en lo personal te recomiendo que lo incorpores a la práctica de la profesión.
¿Cómo organizar un evento?
Si bien en las unidades anteriores a medida que fui
presentando y fuimos conociendo cada uno de los tipos de
eventos he ido explicando los aspectos y las
particularidades organizativas inherentes a cada uno de
ellos, aquí vamos a tratar exclusivamente de la estructura
organizativa general de todo evento
Etapas de organización de un evento
Todo evento está estructurado por las siguientes etapas:
1. Pre-evento: es todo lo que ocurre anterior al día de un evento
2. Evento: todo lo que ocurre durante el desarrollo de un evento
3. Post-evento: todo lo que ocurra después del evento, inclusive hasta algunos días o semanas posteriores.
PRE-EVENTO
El pre-evento es sin dudas la etapa que concentra la
mayor parte de nuestro trabajo. Quien no conoce las
funciones de un organizador podría pensar que lo más
importante ocurre durante el evento, pero no. Lo
cierto es que el pre-evento es la etapa más importante
y de la cual dependerá el éxito o el fracaso de nuestro
evento. Y a su vez es la que nos demanda mayor
cantidad de tiempo de trabajo. Pero vamos a conocer todo lo que debemos llevar a cabo durante toda esta etapa:
1. CONSEGUIR EL CLIENTE Y TRABAJAR NUESTRO MARKETING
¿Cuál es el punto de partida de nuestro trabajo? Pues muy sencillo; la búsqueda del cliente que va a confiar en nosotros y va a poner en nuestras manos ni más ni menos que la organización de su evento. Pero ¿cómo llegamos al cliente? ¿Nos contacta o lo contactamos?
Cómo en cualquier otro tipo de actividad o negocio, tenemos que saber que hay muchísimas formas de atraer y llegar a potenciales clientes. Lo más importante es saber publicitar y promocionar nuestro servicio para darnos a conocer ¿Pero de qué manera?
Creando nuestra propia página web.
Creando cuentas en redes sociales. Las que más funcionan hoy en día son Instagram y Facebook, e inclusive según la actividad puede ser más útil Instagram que Facebook.
Creando anuncios en las redes. Es necesario invertir en campañas de publicidad en las redes que mejor nos funcionan. En este caso
recomiendo utilizar Facebook Ads, que permite segmentar nuestro
público para llegar a las personas que puedan llegar a ser potenciales clientes. Con Facebook Ads podemos segmentar por edad, ubicación geográfica, gustos e intereses, etc. Esto es importante porque si prestamos servicios en CABA debemos acotar nuestro público objetivo a personas que vivan en dicha ciudad o en un radio no muy lejano.
Marketing tradicional. Si bien el marketing digital sigue ganando
terreno, aún podemos contar también con herramientas del marketing tradicional, como por ejemplo publicitar a través de anuncios en revistas de nuestro sector (eventos) o revistas barriales.
Boca en Boca. Sin dudas la mejor herramienta de marketing y publicidad
es y seguirá siendo el boca en boca. ¿Por qué es tan importante?
Simplemente pensemos en los invitados que asisten a un evento que nosotros organizamos. Esas personas están viviendo de primera mano el evento, con lo cual ya conocen nuestra forma de trabajar, y si quedaron a gusto podemos contar con que contraten nuestro servicio para cuando necesiten o quieran organizar ellos mismos algún evento.
Por eso recomiendo siempre llevar consigo tarjetas personales a los
eventos, aunque de todas formas suele pasar que si un invitado quedó a gusto y dentro de un tiempo está pensando en festejar su evento, le
va a preguntar a quién fue nuestro cliente que le pase nuestro contacto para dar con nosotros.
Por otra parte, cable aclarar que también es necesario y conveniente trabajar en nosotros mismos, en nuestra imagen empresarial o de negocios. No nos olvidemos que somos una empresa de organización de eventos, y como toda
empresa necesitamos conocer y definir cuál es nuestra visión y misión, nuestros objetivos, y también es bueno hacer un análisis F.O.D.A, que no es ni más ni menos que un análisis de nuestras fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Esta es una herramienta que se utiliza mucho en coaching, tanto a nivel personal como a nivel empresarial, y sirve para conocernos, ya que cuando uno se conoce realmente a sí mismo sabe cómo
poder mejorar, explotar sus fortalezas y disimular o trabajar sus debilidades.
Y, por último, otro aspecto también a tener en cuenta es el de hacer un análisis de la competencia. Conocer quiénes son nuestros competidores actuales, y nuestros potenciales competidores: que ofrecen, cómo trabajan, los precios de los servicios que ofrecen, así como cualquier otro tipo de información que sea vital para nosotros.
2. ENTREVISTA CON EL CLIENTE
Si bien no es lo mismo un cliente de un evento
empresarial que un cliente de un evento social, debido
a que tienen requerimientos y necesidades diferentes,
en ambos casos solemos tener lo que se llama
“entrevista con el cliente”, en la cual el cliente nos
conoce, nos observa y nos estudia, del mismo modo
que nosotros a él. En este punto es muy importante
aplicar la escucha activa para interpretar claramente todo lo que el cliente nos diga. Es necesario que seamos auténticos en todo momento, simpáticos y que cuidemos:
Nuestro aspecto físico
Nuestro look y vestimenta
Nuestra gesticulación
Nuestra entonación y vocabulario
3. DEFINIR OBJETIVO Y PRESUPUESTO
Una vez que tengamos la venta supuestamente
cerrada, es momento de conocer cuál será el objetivo
del evento a partir del cual vamos a trabajar para
poder lograr que se cumpla.
Puede ocurrir que no tengamos un único objetivo
sino más de uno. Aunque por lo general suele haber
uno central que prime sobre el resto. De todas
formas, si tenemos más de uno debemos procurar cumplir con todos.Una vez que tenemos el objetivo claro y el presupuesto destinado por nuestro cliente podemos elaborar el briefing tal como lo hemos estudiado
anteriormente.
4. ARMAR EL CRONOGRAMA TENTATIVO
El cronograma es un documento que va a incluir el
desarrollo de la agenda del día del evento con todas las
actividades y los servicios que deseamos incluir. Te voy a
enseñar algunos ejemplos de cronogramas, pero podrás
diseñar el tuyo propio según te resulte más práctico y
según el evento del que se trate.
Hay que saber que este primer cronograma, o cronograma tentativo,posteriormente puede ir modificándose.
5. ANÁLISIS DE VIABILIDAD
Una vez que tenemos el cronograma tentativo armado, haremos un análisis de viabilidad que nos permita conocer los costos y saber si será realizable según nuestro presupuesto.
Tener en cuenta que muchas veces solemos contar con una idea de presupuesto inicial de X cantidad de dinero por parte del cliente, pero que posteriormente se puede llegar a incrementar.
Supongamos que el cliente nos da un presupuesto inicial de $500.000 pesos y nos pide tratar de incluir a 100 invitados con determinados servicios. Nosotros le podemos pasar varias propuestas, y a lo mejor una de esas propuestas tiene
un costo de $600.000 pesos, pero al cliente le gustó más que las otras y decide cerrar esa propuesta ampliando así el presupuesto inicial.
Para realizar este análisis de viabilidad debemos tener en cuenta:
El tiempo y la duración del evento
El tipo de evento (casamiento, cumpleaños, exposición, etc)
Los recursos humanos necesarios
Los recursos financieros
El programa y las actividades
Los proveedores de servicios
Siempre se recomienda armar diferentes propuestas de servicios,
comúnmente entre 2 o 3, no más. De este modo tendríamos una propuesta básica y económica, otra propuesta media, y otra más completa y elevada.
Puede ser que cada propuesta contemple, por ejemplo, empresas de catering de distintos valores, o bien, un mismo catering, pero con propuestas de servicio de diferentes valores (de menos a más). Y lo mismo para el resto de los proveedores, por ejemplo, una barra de tragos básica con bebidas nacionales, y otra más completa con más tragos y con bebidas importadas.
También deberemos estipular cuáles van a ser nuestras formas de pago o condiciones de contratación. Estas pueden ser:
Concluyendo entonces, para el presupuesto se debe contemplar o tener en cuenta:
Un mínimo de tres proveedores.
Nuestros honorarios (10% - 15% del total)
Tres tipos de presupuesto (económico, normal y costoso).
Enviar cronograma y presupuesto tentativo en una propuesta vía
mail u otro medio al cliente lo más pronto posible y de la manera más atractiva para que sienta que entendimos su pedido y nos confirme.
Más adelante en el curso vas a encontrar una guía de costos que podrás utilizar para la confección de los presupuestos.
6. CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
Una vez que ya tenemos el ok por parte del cliente con
una determinada propuesta, vamos a cerrar con los
proveedores para dejar todo contratado. Debemos
saber que existen muchísimos rubros de servicios para
eventos, además de los típicos (catering, salón, barra
de tragos, fotógrafo, disc jockey, etc.), con lo cual
según el evento podemos llegar a necesitar contratar
también algunos de los siguientes:
Agente de ceremonial
Agente de prensa
Auxiliar de sala
Artistas/modelos
Diseñador gráfico
Escenógrafo
Electricista
Iluminador
Intérprete/locutor
Valet parking
7. ENVIAR LAS INVITACIONES
Ahora es cuando debemos enviar las invitaciones a los
invitados. Recordar siempre que las invitaciones
tienen que contener toda la información y los datos
del evento: lugar, fecha y hora, cómo llegar, y si
contempla o no la obligatoriedad de un código de
vestimenta especial.
Para su armado y diseño recomiendo contratar alguna empresa
especializada en este tipo de trabajos.
Posteriormente de ser enviadas las invitaciones se debe confirmar la asistencia de cada uno de los invitados. Y reconfirmar, de ser posible una semana antes del evento, para pasarle el número definitivo a los proveedores.
También es importante 1 o 2 semanas antes del evento volver a
contactarse con todos los proveedores para confirmar su participación y corroborar que tengan todo preparado, evitando así cualquier tipo de sorpresa inesperada.
DURANTE EL EVENTO
Llegó nuestro día más esperado, ¿y ahora qué?
Bueno, como ya has visto, la mayor parte del trabajo ha
sido realizado en la etapa anterior, por lo que durante el
evento, nuestras tareas y ocupaciones serán las
siguientes:
1. Ejecución y puesta en marcha del cronograma en tiempo y forma.
2. Evaluación, control y corrección constante.
3. Ajustar y resolver posibles problemáticas en el momento.
4. Evaluar nuestra gestión.
5. Evaluar proveedores y recursos humanos.
Como podrás notar, no son tantas las tareas, pero esto no implica que podamos relajarnos, ya que nuestro trabajo aún no está terminado. Pensemos que nuestro trabajo termina incluso días después de la fecha del evento (etapa post-evento).
POST-EVENTO
Una vez terminado el evento comienza la etapa del “después”, o la llamada etapa post-evento, en la que nos ocuparemos de los siguientes puntos:
1. Evaluación estratégica…
De incidentes, accidentes e imprevistos
Alcances y límites propios, en cuánto a lo que
hemos logrado a nivel organizativo, para en
el futuro poder ir ampliando esos límites. Es
decir, lograr escalar y tener un desarrollo en
nuestra profesión, haciendo cada vez más y
mejores eventos.
Del desarrollo de la gestión integral. Evaluación y análisis de todo el evento en su totalidad (comprendidas todas las etapas).
2. Capitalizar aciertos y errores para futuros eventos. O sea, analizar
cuáles cosas considero que han sido errores y cuáles aciertos. Por
ejemplo, supongamos que fue un error haber contratado a tal
proveedor porque no cumplió con el servicio contratado.
3. Registro:
Encuestas. Se puede realizar encuestas para tener una devolución
por parte de los asistentes para saber si el evento les ha gustado.
Registro de medios o media clip. Se puede comunicar y publicar
material del evento, notas, artículos, o posteos, con el fin de
difundirlo. Esto ayuda también a nuestra promoción, ya que al
promocionar el evento de un cliente estamos promocionando
también nuestros servicios.
TRABAJO PRÁCTICO
A)EXPLICA QUÉ ES EL BRIEFING
B)EXPLICA CÓMO ORGANIZARÍAS UN EVENTO TENIENDO EN CUENTA LO VISTO EN ESTA CLASE