ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ENVIAR TRABAJO PRÁCTICO AL WHATSAPP DEL DOCENTE
TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYE3"
CLASE 3
FERIAS Y EXPOSICIONES
Las ferias y exposiciones son eventos de gran magnitud y amplio alcance, y son la vidriera de una temática especial de diferentes empresas que, durante una cantidad limitada de tiempo, en un espacio determinado organizado para tal fin, los visitantes recorrerán y conocerán sus productos o servicios.
Las empresas patrocinadoras que participan con un stand en una expo lo hacen utilizando el evento como una herramienta de marketing y para potenciar sus negocios. Esto les permite conocer a sus consumidores, promocionarse y conseguir ventas. Las exposiciones incluyen intercambio de información y generación de negocios. Como ejemplo podemos nombrar la famosa “Expo Eventos” y la “Feria Internacional de Turismo” (FIT).
En cambio, a las ferias se le suma el intercambio comercial y generalmente se encuentran en el ámbito de las actividades culturales y de entretenimiento,como por ejemplo la “Feria Internacional del Libro de Buenos Aires” o la “Feria
de las Colectividades”. Esta es la gran diferencia: en las ferias, los stands además de mostrar sus productos los comercializan en ese momento con el consumidor, en cambio, en las exposiciones generalmente cuentan con un público más especializado y el objetivo es generar posibilidades de negocios.
Características de las exposiciones
Aunque en muchos rubros, una misma exposición establece algunos días para el público en general (comúnmente los sábados y domingos) y otros días para el público especializado en la temática, la tendencia es que se incluyan conferencias programadas especializadas, pero la actividad principal es la
exposición en si, por lo que es importante encontrar un lugar en donde exista espacio suficiente para el armado de los stands o mesas para los expositores y que los visitantes puedan recorrerla y desplazarse por el espacio libremente.
Como la convocatoria generalmente es masiva se recomienda realizar una campaña de prensa en los medios de comunicación además de publicidad para así lograr la convocatoria deseada.
Una de las ventajas que tiene este tipo de eventos es que permite obtener ingresos económicos a través de la venta de entradas, de los patrocinadores,la venta de alimentos y bebidas, y de la venta en los stands (ferias).
Las exposiciones surgieron a raíz de ciertas necesidades empresariales básicas que son, por un lado, el intercambio comercial y de información, y por otro lado, la necesidad de comunicarse directamente y cara a cara con el consumidor o cliente. Pensemos que ni la tecnología ni el mundo virtual han
podido suprimir aún hoy la importancia de ver, probar, tocar y sentir en carne propia un producto y conocer a la empresa que lo provee.
Es bueno que sepas que la gente que asiste a una exposición lo hace porque se encuentra con todos los proveedores y pares en un mismo lugar, porque busca información sobre los productos, las últimas tendencias y estilos, y porque puede probar y evaluar los productos que está interesado en adquirir.
Pensemos a modo de ejemplo en una exposición de celulares. La gente que asiste lo hace porque puede encontrar a todas las empresas del sector reunidas en un mismo lugar (Motorola, Samsung, Apple…) y esto le permite poder conocer los últimos modelos, probarlos y evaluarlos para luego decidir una posible compra, que podrá ser física en una tienda o por internet.
Por otro lado, las ferias y exposiciones se pueden clasificar según sean:
1. Abiertas: público en general, con el pago de una entrada o sin ella.
2. Cerradas: para un público en particular, con entrada paga o gratuita.
3. Generales: temáticas variadas (Rural, Feria de las Naciones).
4. Monográficas: apunta a un tipo de producto o temática y de público interesado en ella (Feria del Libro, del Automóvil, entre otras)
Cómo organizar ferias y exposiciones.
Para empezar, hay que saber que las empresas que participan en una feria o exposición utilizan el evento como una gran oportunidad para comunicar,exponer y vender sus productos, y sobre todo su marca, para cerrar nuevos acuerdos de colaboración y entrar en contacto directo con clientes, tanto potenciales como actuales.
A continuación, vamos a ver cuáles son los pasos o las pautas generales a seguir para la organización de ferias y exposiciones exitosas:
PLANIFICAR CON ANTICIPACIÓN
PLANIFICAR CON ANTICIPACIÓN
Estos eventos requieren de mucho tiempo de planificación y montaje, por lo que es necesario estimar cuál va a ser el tiempo prudencial que necesitaremos en virtud de la magnitud del mismo.
Y aquí también vamos a comenzar por:
a) Establecer el o los objetivos
b) Conocer el presupuesto
c) Establecer el potencial del evento (cantidad de stands o de empresas expositoras y la cantidad de asistentes/público estimado)
d) Hacer un cálculo estimativo del material y del personal necesario
2. ENCONTRAR EL LUGAR ADECUADO
La elección del espacio es uno de los puntos más importantes para la organización de cualquier evento, pero más aún para una feria o exposición,ya que tiene que ser elegido teniendo en cuenta las necesidades de los expositores/feriantes, tanto como la de los asistentes. Se trata de que asista la mayor cantidad de público posible, pero evitando generar incomodidades.
Por lo tanto, va a ser clave la ubicación del lugar, siendo ésta una ubicación estratégica que permita el acceso desde varios puntos de la ciudad y desde diversos medios de transporte. Pensá por ejemplo en el predio de “La Rural” de Buenos Aires, y decime si no te resulta un lugar estratégicamente ubicado.
Asimismo, la accesibilidad se aplica también al recinto en sí: ¿cuenta con varios accesos, estacionamiento, accesos habilitados para personas con movilidad reducida, salidas de emergencia, espacio suficiente para la circulación cómoda
de todos los asistentes en su interior y espacio para todos los stands previsto?
3. ELEGIR UNA FECHA QUE NO COINCIDA CON OTROS EVENTOS
Tener en cuenta este hecho del que ya vengo hablando mucho. Solamente si consideramos que podremos aprovechar para nuestro evento el tráfico que genera algún otro, podríamos plantearnos organizar en las mismas fechas,aunque suele ser un poco jugado.
4. BUSCAR PATROCINADORES
Los patrocinadores dan un gran impulso a la promoción y, por lo tanto, al éxito de los eventos profesionales como puede ser una feria. Lo ideal es conseguir varios pequeños patrocinadores o uno principal. Este debe contar con una gran experiencia en el sector y ser considerado un experto por parte de los asistentes.
5. PROMOCIÓN DEL EVENTO
Este es uno de los eventos que demanda mayor grado de promoción, ya que de eso dependerá la concurrencia y el éxito que pueda llegar a tener. Lo interesante es que una parte de la promoción va a estar cubierta por el o los patrocinadores. Por ejemplo, si Samsung es nuestro patrocinador, la empresa
se va a encargar de promocionar la expo porque le conviene para su negocio.
En lo que respecta a la promoción tradicional para este tipo de evento, las principales decisiones que se deben tomar tienen que ver con la venta de entradas y stands. Para ello es conveniente utilizar diferentes herramientas y canales como las llamadas a puerta fría, el envío de correos electrónicos
informativos, los carteles, la comunicación en redes sociales, etc., sin perder nunca de vista cuál es el público objetivo de nuestro evento.
6. CONTRATAR LOS PROVEEDORES
Conviene comenzar con el catering, ya que la comida y la bebida son necesarias para que los asistentes repongan fuerzas. Y en este punto no hay que olvidarse del personal de los stands, que muchas veces no pueden abandonarlo por mucho tiempo y también necesitarán comer y beber, así que debemos hacer que el personal del catering les provea de platos y bebidas.
Trata siempre de contratar un buen servicio de catering que te pase diferentes propuestas para elegir la que te resulte más conveniente. Y una vez cerrado el catering podrás continuar con la contratación de los demás proveedores.
7. TRABAJAR EN EL POST-EVENTO
Es importante hacer un seguimiento y conocer las repercusiones que ha tenido el evento. Y esto se logra recolectando opiniones y comentarios de todos los participantes sobre la organización y la experiencia que cada uno vivió para así mejorar en las próximas ediciones.
Para concluir, recordar siempre prever un “Plan B” por si acaso y tratar de poner todo tu empeño en facilitar el cumplimiento de los objetivos que cada uno de los feriantes y/o expositores se planteó conseguir al decidir participar.
Los Eventos Sociales
Conceptualización y clasificación
Los eventos sociales son los orientados al ámbito privado, familiar o de relaciones sociales tales como amigos, compañeros, etc. Por lo general son encuentros o reuniones que tienen un motivo de celebración, tal es el caso por ejemplo de un bautismo, un cumpleaños, o una boda. Pero también encuadra
dentro de esta definición de evento social una juntada entre amigos que se reúnen un domingo en un determinado lugar a comer y a pasar un buen rato,sin que hubiera un motivo concreto de celebración en sí.
Principales eventos sociales
A continuación conoceremos cuáles son los eventos sociales más comunes y luego estudiaremos la organización de los mismos.
Cuando uno piensa en un evento social seguramente lo primero que se le viene a la mente es un casamiento. Las bodas suelen ser los más importantes de los eventos sociales y los que más preparativo y organización demandan.
Cuando uno piensa en un evento social seguramente lo primero que se le viene a la mente es un casamiento. Las bodas suelen ser los más importantes de los eventos sociales y los que más preparativo y organización demandan.
Para su organización son clave la elección del ugar y conocer los gustos y preferencias de los novios para poder trabajar en base a eso.
Tienen primero una ceremonia religiosa en una iglesia católica, y luego un festejo o celebración.
No es muy frecuente que las personas contraten un servicio de organización, ya que lo suelen organizar las propias familias. De todas formas,hay que saber que en el caso de las comuniones
son eventos a los cuales suelen asistir gran cantidad de niños, por lo que los servicios que se contraten deben estar adaptados a ellos.
Los cumpleaños son los eventos sociales más comunes y frecuentes ya que toda persona suele celebrar todos los años. Los festejos de
aniversarios, en cambio, suelen ser más frecuentes en parejas que llevan muchos años juntos y quieren celebrarlo con su entorno más
íntimo. Lo que más se celebra son las 'Bodas de Plata' a los 25 años y las 'Bodas de Oro' a los 50.
Las graduaciones son es el festejo elegido por los cursos de estudiantes que terminan el secundario o aquellas personas que se reciben en la facultad. Dependiendo de quien se trate,
es muy importante la elección del lugar. Este podría ser: un salón de fiestas, un auditorio, un bar o una discoteca. Prestar mucha atención a la cuestión del alcohol al organizar un festejo
para menores de 18 años. Siempre hay que ser conscientes de los riesgos que puede acarrear la elección de un lugar inapropiado.
Son eventos si se quiere más informales que todos los anteriores, ya que no necesitan de un motivo aparente para llevarse a cabo. Esto
hace que sean más fáciles y menos estresantes de organizar, pero no por eso menos importantes. Por lo general no suelen requerir
de los servicios de un organizador de eventos.
Son eventos para celebrar la reciente o futura llegada de un bebé. Los invitados llevan pequeños regalos para la madre
(pañales, mantas, biberones, ropa, etc). Es común que se abran los regalos durante la fiesta. La organización suele estar a cargo
de las amigas de la madre, y suele llevarse a cabo en la casa de alguna de ellas, siendo un festejo muy íntimo en el que no se invita
a gran cantidad de invitados (entre 20 y 30).
Originariamente sólo se invitaban a las
amigas de la madre, pero hoy en día también se incluyen a los amigos del padre. El catering suele estar compuesto de una mesa buffet y una mesa de dulces o “candy bar”, y una torta especial con el nombre del bebé (si ya se conoce). El ingrediente principal de un baby shower son los juegos en los que participan tanto los invitados como los padres o futuros padres.
Mediante estos dos eventos los judíos celebran el paso de la niñez a la adolescencia. Las niñas lo celebran al cumplir los 12 años (bat mitzvá) y los niños a los 13 (bar mitzvá). La ceremonia se
realiza el primer sábado posterior a la fecha de cumpleaños. Y al igual que una comunión, en la que primero se lleva a cabo la ceremonia religiosa, el bar y bat mitzvá también cuenta
primero con su celebración religiosa que se
realiza en un templo. De esta celebración se encargará la familia. Nosotros como organizadores, si nos toca, nos encargaremos de la celebración social (de la fiesta). El festejo puede ser comparable con el festejo de 15 de una señorita.
Lo que hay que tener en cuenta para la realización de este tipo de evento es:
La fecha. Debe ser como ya dijimos después del día de su cumpleaños, y de ser posible el mismo sábado de la ceremonia religiosa.
Los invitados. Para la ceremonia religiosa se invita a la familia más cercana y para la fiesta a los amigos/as del niño/niña, y a la familia.
El catering. En toda ceremonia o celebración judía el servicio de catering debe cumplir con las normas “kosher”, que establecen cuáles son aquellos alimentos y bebidas que les está permitido consumir. Inclusive hasta la barra de tragos debe tener en cuenta este detalle ya que hay determinadas marcas de bebidas que no están permitidas. Por ejemplo, el Fernet Branca no puede ser utilizado, en cambio sí puede ser el Fernet 1882. De todas formas, cuando tengamos que contratar el servicio de catering y la barra, las empresas suelen estar en el tema y la gran mayoría tiene propuestas de servicio kosher
Cómo organizar un evento social
La mayoría de los eventos sociales mantienen una misma estructura organizativa como base. A continuación, vamos a conocer cuáles son las etapas o los pasos a seguir una vez que nos hayan contratado para organizar una celebración social y tengamos definido un presupuesto estimativo.
1. ELEGIR EL LUGAR Y LA FECHA
Para la elección del lugar lo primero que hay que tener en cuenta es la cantidad de invitados. Suponiendo que el evento que debemos organizar es para 100 invitados entonces vamos a buscar salones o lugares para esa cantidad. Y en segundo lugar debemos tener en cuenta la accesibilidad al lugar, o sea, cuán fácil será para los invitados el poder llegar. Y, por último, es importante
también elegir el lugar en función de la temática y de las necesidades del cliente. ¿Qué quiero decir con esto? Que si nos piden organizar un casamiento y los novios desean un festejo al aire libre entonces lo lógico es que nos inclinemos por alguna estancia o una quinta en vez de un salón cubierto.
Igual siempre hay que tener presente el famoso “Plan B”. ¿Cómo sería en este caso? Si contratamos una quinta porque los novios prefieren un lugar al aire libre, tenemos que tener contemplado que el lugar cuente con un salón cubierto, o al menos
contratar un gazebo o carpa, por si el día del evento
pronostican lluvias y/o para proteger del sol.
En cuanto a la fecha siempre hay que tratar de elegir la que sea más
conveniente para el anfitrión como para los invitados. Para el caso de los casamientos se sugiere evitar los meses de enero y febrero ya que mucha gente se va de vacaciones. Los meses más propicios y elegidos para los festejos de bodas suelen ser de marzo a mayo y de septiembre a diciembre. De todas formas, muchas veces la fecha ya nos viene impuesta por el cliente, a veces en
casamientos y otras veces en fiestas de cumpleaños, ya que siempre uno suele festejar el fin de semana de su cumpleaños, y las bodas se intentan celebrar inmediatamente después de la ceremonia religiosa o del civil.
2. PENSAR EN LA AMBIENTACION Y DECORACION
Por lo general los eventos sociales giran en torno a una determinada temática, por lo tanto, es buena idea tratar de ambientar el evento a esa temática o a los gustos del anfitrión (cliente). Y además de la decoración del lugar, la temática
también se puede adaptar a algunos de los proveedores de servicios que vayamos a contratar. Por ejemplo, supongamos que
debemos organizar una boda que tenga una temática caribeña, y contratamos una barra de tragos, lo mejor sería que la
barra nos provea de una carta de tragos relacionados con esa temática, o sea tragos tropicales con muchas frutas de estación, y con una barra (mobiliario) rústica y con detalles caribeños. Lo mismo para el catering en cuanto a la comida, y al disc jockey en cuanto a la música.
3. CONTRATAR LOS PROVEEDORES
Este es el punto en el que buscaremos, elegiremos y contrataremos a los proveedores de servicios que vayamos a necesitar: catering, barra de tragos,disc jockey, fotógrafo, ambientación, souvenirs, invitaciones, shows, etc.
4. INVITACIONES Y ASISTENCIA
Ahora es cuando mandaremos las invitaciones, ya sean impresas o en formato digital, a todos los invitados de nuestra lista y luego pediremos confirmación. Siempre es conveniente enviar las
invitaciones con la mayor antelación posible para lograr una mayor asistencia, aunque es casi inevitable no tener alguna que otra baja o ausencia el día del evento.
En las invitaciones, que por lo general se mandan a
diseñar, debe constar toda la información del evento.
Además de la fecha y el lugar conviene incluir la forma de llegar, el tipo de celebración y el código de vestimenta, si es necesario.
En cuanto a la confirmación de asistencia podemos realizarla al poco tiempo de haber enviado las invitaciones, y realizar una nueva confirmación la semana previa al evento. Ten en cuenta que alguno de los proveedores te va a solicitar el número final de invitados, como por ejemplo el catering y la barra de tragos, ya que sus servicios se ofrecen y se cobran por invitado.
5. ARMAR EL CRONOGRAMA DEL EVENTO
El timing o cronograma tiene que ver con cómo va a estar estructurado el evento, etapa por etapa, horario por horario. Más adelante lo estudiaremos en detalle y te voy a enseñar
cómo diseñar distintos tipos de cronogramas.
Es fundamental que los proveedores de servicio principales cuenten con una copia del timing para poder cumplir con los tiempos y horarios estipulados. En una boda el catering tiene que
saber en qué momentos u horarios debe sacar cada uno de los platos, al igual que el disc jockey debe conocer en qué lapsos horarios debe musicalizar las tandas de baile, por citar algunos ejemplos.
6. DEFINIR NUESTRO STAFF DE ASISTENTES
Según la magnitud del evento vamos a necesitar contar con
asistentes para estar con nosotros el día de la celebración.
Es importante saber repartir las tareas y delegar para que
cada asistente se ocupe de una tarea específica, como
recibir a los invitados y acompañarlos a sus ubicaciones.
7. COORDINAR CON LOS PROVEEDORES
Es necesario establecer una coordinación previa con cada uno de los proveedores para tener la tranquilidad que está todo bien encaminado y que no haya ninguna sorpresa el día del evento.
Comunicarse con cada uno y preguntarles si va todo bien, si necesitan algo más de nosotros y si entendieron todas las directrices que queremos que respeten.
8. CONTROL Y SUPERVISION
Durante el evento estaremos en constante control y supervisión de todo lo que suceda. Y si surge algún imprevisto, que muchas veces sucede, es necesario tratar de solucionarlo de la mejor manera y en el menor tiempo posible, sin que sea percibido por el cliente y por los invitados.
Debemos tratar a los proveedores con respeto y total profesionalismo, pero controlando que cada uno cumpla con lo que ha sido pactado. Al finalizar el evento haremos una evaluación de todos los proveedores para saber con quienes continuar trabajando, y si debemos dejar de contratar a alguno que
no ha estado a la altura de las expectativas o que no nos cumplió.
9. PROMOCION
Durante el desarrollo del evento, además de estar presente
y en contacto con el cliente, es bueno generar vínculos y
nuevas relaciones que nos permitan publicitar nuestro
servicio. Pensemos que cada invitado es un posible cliente
a futuro. Y que mejor momento que éste para mostrarnos,
en el que los invitados están siendo protagonistas del
evento, pudiendo evaluar nuestra forma de trabajo.
Proveedores de servicios
Si bien es indiscutible que tanto el disc jockey como la barra de tragos son el alma de la fiesta en la mayoría de los eventos sociales, también son igual de importantes otros servicios como el catering, la ambientación y el fotógrafo.
Te voy a enumerar cuáles son todos los servicios que podemos llegar a necesitar en un evento social, dependiendo del tipo de celebración.
1. Salón de fiestas o lugar de celebración
2. Catering
3. Disc Jockey
4. Barra de tragos
5. Ambientación y decoración
6. Fotógrafo
7. Souvenirs, tarjetas e invitaciones
8. Shows (musicales o de entretenimiento)
Con el correr del tiempo y de los eventos uno se va haciendo de una agenda de proveedores. Recomiendo trabajar con pocos de cada rubro, pero que sean buenos y confiables, quienes hayan demostrado que trabajan con total
seriedad, profesionalismo, y, sobre todo, que son responsables y cumplidores.
Pensemos que un evento es una única oportunidad de mostrar algo, un solo día en el que todo tiene que salir bien. Imagínate que pasaría si un proveedor poco serio no se presenta por x problema, te puede arruinar el evento.
TRABAJO PRÁCTICO
A)EXPLICAR LOS TIPOS DE EVENTOS EXISTENTES
B)EXPLICA CÓMO SE ORGANIZA UN EVENTO SOCIAL