ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYE1"
CLASE 1
¿QUÉ ES UN EVENTO?
Un evento es un acontecimiento previamente
organizado que reúne a un determinado número de
personas (invitados) en un tiempo y lugar
preestablecidos (fecha y lugar dónde se llevará a cabo),
en el cual las personas invitadas compartirán y
desarrollarán una serie de actividades afines a un
mismo objetivo.
Todo evento persigue uno o más objetivos que
deben ser definidos con anterioridad y en torno al
cual, o a los cuales, se definirán y organizarán las
actividades o las tareas. Por ejemplo, un evento
empresarial de “lanzamiento de producto” tiene
como objetivo general dar a conocer y presentar un
nuevo producto o servicio al público, con lo cual se
diagramarán cierto tipo de actividades para que el
evento cumpla con ese objetivo concreto.
Hay que saber también que todo evento suele ser una experiencia que se queda grabada en la memoria de todos los participantes (algunos más que otros, como por ejemplo una boda o un cumpleaños de 15).Y, por último, no está de más remarcar que los eventos deben ser comunicados para que las personas que uno
quiere que asistan se enteren y puedan concurrir. La
comunicación es uno de los aspectos fundamentales
de cualquier evento.
Tipos de Eventos
Dentro del mundo de los eventos existen diversos tipos entre los que podemos hacer varias clasificaciones:
1. En función de la apertura al público, se puede hablar de dos tipos de eventos:
a) Abiertos. Son aquellos en los que no es necesaria entrada o
invitación. Se suelen hacer en espacios amplios y para fines muy
comerciales.
b) Cerrados. Se organizan para un número determinado de personas y cada una de ellas debe tener una entrada o una invitación que deberá presentar para entrar.
2. Según el tipo de actividades, podemos hablar de eventos:
a) Culturales, educativos, formativos. Su propósito es informar,
difundir, formar, capacitar, enriquecer el intelecto de quienes
participan. Como ejemplo tenemos los actos académicos, los
homenajes y conmemoraciones, las entregas de premios, las
conferencias, los seminarios y/o congresos, entre otros.
b) Artísticos. Su fin es el de entretener y enriquecer a los participantes
dando a conocer distintas culturas, épocas, creaciones y artistas.
Como ejemplo tenemos las obras de teatro, los espectáculos
musicales/recitales, los concursos de arte, etc.
c) Comerciales/empresariales. Son los que realizan las empresas como parte de su estrategia de marketing con fines comerciales, ya sea para lanzar un producto al mercado, dar a conocer novedades de servicio a fin de aumentar sus ventas, atraer clientes, o para
mantener, modificar o valorizar la imagen o imponer una marca.
Como ejemplo podemos nombrar los desfiles de moda, las
inauguraciones, los lanzamientos de productos, entre otros.
d) Sociales. En general son de carácter privado, familiar, festivo y
trascienden a las personas que asisten a él. Como ejemplo podemos
nombrar los aniversarios, las bodas, los bautismos, las graduaciones,las despedidas de soltera/o, los cumpleaños, entre otros.
e) Deportivos. Tienen relación con el desarrollo del espíritu deportivo y sirven para incentivar la actividad y contribuir a una mejor calidad de vida. Como ejemplo podemos nombrar los campeonatos, las clínicas, los concursos, las olimpiadas, los maratones, etc.
f) Políticos. Pueden ser de índole oficial (de un gobierno) o de un
partido político que busca llegar al gobierno. Como ejemplo
podemos nombrar la asunción de un presidente, las campañas
políticas, etc
¿Qué hace un Organizador Profesional de Eventos (OPE)?
Luego de conocer qué es un evento, sus tipos y sus
clasificaciones, es momento de conocer qué hace un
organizador de eventos y cuál es su importancia.
Un organizador profesional de eventos (OPE) es quien
proyecta junto con el cliente, crea y organiza el evento
siguiendo un hilo conductor o una temática, y
finalmente ejecuta, junto con los proveedores y el resto
de los recursos humanos, para que el objetivo del
evento se desarrolle y se cumpla tal cual lo organizado.
Durante el desarrollo del evento, debe controlar y estar atento a cualquier tipo de imprevisto que pudiera suceder, para afrontarlo y encontrar una solución lo más pronto posible, y sin que sea notada por el cliente y los invitados.
También evalúa, durante el evento, pero mucho más aún luego de éste, para determinar con quien es conveniente asociarse, con que proveedores conviene seguir trabajando y a quienes dejar de contratar y/o referir
Funciones de un organizador de eventos
Inicialmente un organizador de eventos se encargaba sólo de los eventos particulares y sociales, pero con el tiempo ha evolucionado y asumió también la organización de eventos de todo tipo, especialmente de los empresariales.
Ya vimos que hace un OPE, ahora veamos cuáles son las funciones específicas que debe llevar a cabo en su labor:
1. Planificar el evento: para empezar,se debe consultar con el cliente para saber lo que quiere y cuáles son sus necesidades y objetivos. Esto ayudará a establecer:
a) El lugar de celebración del evento. Es importante elegir bien
considerando el número de invitados y tener preparada una opción
B por si aparece algún imprevisto que muchas veces sucede. Por
ejemplo, se ha elegido un lugar al aire libre y el día del evento hay
previsión de lluvias, con lo cual una posible solución o “plan B” puede ser tener contratada una carpa o gazebo.
b) La decoración. En función de lo que necesite el cliente se puede elegir un tema que se aplicará a toda la decoración del lugar seleccionado(paredes, mesas, lámparas, objetos decorativos etc.).
c) El día y la hora. Es importante que la elección de fecha y hora facilite la asistencia. Se debe tratar de que no coincida con otro evento importante (como la final de un mundial de fútbol, por ejemplo).
d) El catering. La comida que se sirva dependerá del tipo de evento, del tema elegido, del número de asistentes previstos y de la existencia o no de personas con alergias alimentarias. También hay que tener en cuenta los gustos mayoritarios de los invitados. Si para un evento los invitados del cliente tienen preferencias por cierto tipo de comidas, y tenemos esa información, entonces sería bueno que el catering la priorice antes que a cualquier otra.
2. Diseñar un plan de comunicación. En este punto se debe definir de qué forma se va a informar de la existencia del evento, qué medios se van a utilizar y cómo. Por ejemplo, si se van a utilizar las redes sociales, es necesario decidir cuáles, qué publicaciones se van a hacer y cuándo.
3. Coordinar equipos. En la organización de eventos intervienen muchas personas y, entre las funciones del organizador está la coordinación de todas esas personas para que no se dupliquen tareas, se realicen todas las previstas y no haya errores. Por eso es clave la designación de tareas y funciones a cada uno de los integrantes de nuestro staff de asistentes,así como la coordinación con todos y cada uno de los proveedores contratados (catering, barra, disc jockey, fotógrafo, etc).
4. Gestionar recursos. En el punto anterior hablamos de recursos
humanos, pero también existen otro tipo de recursos que deben ser
gestionados por el organizador: dinero, tecnología, comida, etc. Por
ejemplo, se debe hacer un cálculo aproximado de la comida que el
catering nos pasa para saber de antemano si alcanzará o no. Siempre recordar esta regla fundamental: en los eventos es preferible que sobre y no que falte.
5. Controlar el evento. Las funciones de un OPE no terminan cuando ya está todo preparado, sino que debe supervisar la ejecución de todas las acciones para asegurarse de que se realizan correctamente. En este sentido, es fundamental estar atentos ante cualquier imprevisto.
6. Presentar informes y resultados. Las personas y entidades que
contratan a un organizador de eventos, desean saber qué resultados se han logrado, por lo que una de sus funciones más importantes es la elaboración de informes sobre los resultados del evento, que deberán contener datos como: número de invitados, número de asistentes,conversiones realizadas durante el evento, repercusión en redes sociales etc. Esto forma parte del post-evento, o sea del después del evento.
Habilidades de todo buen organizador de eventos.
Cómo hemos visto, las funciones de un OPE son varias, por lo que es
importante que sea una persona que posea, o que logre desarrollar, una serie de habilidades concretas como las siguientes:
1. Capacidad de planificación. Es fundamental saber planificar de forma exhaustiva cualquier evento sin dejar nada librado al azar ni descuidar ningún detalle.
2. Habilidades de negociación. Esta es una cualidad muy importante ya que habrá que negociar de forma continua con directivos de empresas,proveedores, novios, patrocinadores, medios de comunicación etc.
3. Liderazgo. En nuestra labor debemos dirigir equipos, por lo que es necesario saber desenvolvernos como un/a líder y saber comunicar la información de manera precisa y fácil de entender por cada persona.
4. Creatividad. Las personas y empresas que quieren organizar un evento buscan cada vez más que su evento se destaque y que sea original, que sorprenda y que los asistentes no lo olviden fácilmente. Para lograrlo es importante saber aplicar toda la creatividad y la innovación que tenemos a nuestro alcance. La creatividad se puede mostrar en numerosos aspectos del evento, como en la decoración, el lugar elegido,el catering, y las actividades previstas.
Características de un organizador profesional de eventos.
Además de las habilidades que hacen a un buen organizador de eventos,también hay ciertas cualidades y/o características que complementan y hacen a un gran profesional. Estas cualidades tienen que ver, al menos en el desempeño de nuestro trabajo, con tratar de ser:
1. Obsesivo/a
2. Apasionado/a
3. Amante de la adrenalina
4. Buen/a comunicador/a
5. Perfeccionista
6. Detallista
7. Perseverante
8. Servicial
9. Atento/a
Principios para encarar la profesión
Existen ciertos principios fundamentales que debemos tener en cuenta si queremos formarnos como organizadores de eventos:
1. Estudiar todo lo que tenga que ver con la profesión.
2. Tratar de ir a todos los eventos que se pueda para observar,
analizar y aprender.
3. Relacionarse con gente capaz y experimentada.
4. Ejecutar la labor con seriedad y profesionalismo.
5. Generar y mantener contactos que ayuden a nuestra labor.
6. Perseguir un resultado manteniendo un objetivo claro.
7. El éxito de un evento depende fundamentalmente de los recursos
humanos.
8. El evento es del cliente. Nosotros lo llevamos a cabo.
9. El invitado debe participar activamente del evento.
10. Trabajar de manera intuitiva, simple y clara.
11. Proyectar, organizar y crear junto con el cliente.
12. Ejecutar nuestra labor con la experiencia y la colaboración de los recursos humanos.
13. Controlar, supervisar y evaluar.
14. Pensar en una propuesta que agregue valor al cliente.
15. Vender y difundir el evento.
Te recomiendo interiorizar estos principios como si fuesen mandamientos, ya que te ayudarán a convertirte en un/a gran profesional.
Consejos para el éxito de un evento.
Por último, y para ir concluyendo con esta primera unidad del curso, te voy a
dejar algunos consejos que te ayudarán a garantizar el éxito de un evento, por
lo que es fundamental que no los olvides jamás:
1. Conocer bien a nuestro cliente y sus necesidades.
2. Interpretar el deseo del cliente en cuanto a su evento.
3. Conocer el interés del público (que les gusta más a los invitados).
4. Integrarse a la estrategia de comunicación del anunciante (aplica
más que nada para eventos corporativos/empresariales).
5. Desarrollar una buena convivencia con el cliente y con los
proveedores.
6. Identificar claramente los objetivos a alcanzar.
7. Brindar un evento a medida, personalizado, único.
Eventos Empresariales o Corporativos
Cómo su nombre lo indica, los eventos empresariales o corporativos son todos aquellos realizados por alguna empresa o corporación. Los más comunes suelen ser las convenciones y los de formación o capacitación, pero, aquellos en los que más recursos se invierten son las presentaciones de productos y los showrooms.
En el ámbito empresarial, podemos distinguir varios tipos de eventos en función de diversas clasificaciones.
1. Según a quiénes vayan dirigidos:
a) Internos. Son los que se organizan para el personal interno de la
compañía (o sea para todos los empleados y trabajadores).
b) Externos. Son los organizados para clientes, proveedores,
distribuidores, etc. En este caso se pueden definir como actividades
que organizan las empresas para captar la atención de su target y
alcanzar un objetivo determinado.
2. En función del área geográfica se distinguen en:
a) Eventos internacionales. Son aquellos en los que más de la mitad de los asistentes proceden de países diferentes.
b) Eventos nacionales. Son aquellos en los que más de la mitad de los asistentes proceden del país de origen.
Dentro de los eventos de empresas los más habituales son los siguientes:
1. Presentación de producto. Son aquellos eventos en los que las
empresas presentan un nuevo producto o servicio, e invitan tanto a
clientes como a medios de comunicación para alcanzar una mayor
difusión.
2. Congresos. Suelen ser reuniones que se realizan de forma periódica y pueden durar más de un día. Pueden estar compuestos por talleres,charlas, mesas redondas o reuniones de networking.
3. Actividades de Team Building (trabajo en equipo). Uno de los objetivos más relevantes para las personas que trabajan en una empresa es lograr trabajar en equipo. Las actividades de “team building” suelen ser actividades de ocio que fomentan la colaboración y las buenas relaciones entre los empleados de una organización. Existen multitud de opciones como actividades deportivas, dinámicas de grupo, juegos etc.
4. Ferias/exposiciones. Las ferias y exposiciones son eventos en los que diversas empresas de un determinado sector tienen un stand y
presentan sus novedades. Son el lugar adecuado para conocer a los
competidores y lo que están haciendo, captar nuevos clientes y hacer networking. Por ejemplo, las ferias de gastronomía, de fotografía, de turismo, entre otras.
5. Visitas a planta y/o jornadas de puertas abiertas. Si se quiere dar a conocer una empresa, acercarla a sus clientes y que vean cómo trabaja desde adentro, las visitas a planta y las jornadas de puertas abiertas son el tipo de evento ideal para eso.
6. Viajes de incentivo. Puede que una empresa plantee una serie de
objetivos anuales y ofrezca un viaje a los trabajadores que los alcancen.
Los viajes de incentivo suelen durar entre 4 y 5 días y pueden ser una buena ocasión para hacer actividades de “team building”. Las mejores épocas para realizar este tipo de viajes son primavera y otoño.
Objetivos de los eventos corporativos
Dentro de los objetivos que tiene una empresa para querer organizar un evento, los más habituales son los siguientes:
1. Promover la superación de metas establecidas.
2. Motivar al personal para conseguir mayor eficiencia laboral.
3. Formación de equipos y fortalecimiento de grupos de trabajo.
4. Hacer anuncios o reconocer una trayectoria determinada.
5. Conmemorar aniversarios o efemérides destacadas.
6. Dar a conocer nuevos productos, cambios y novedades.
7. Incentivar a las fuerzas de venta y/o a otro tipo de personal.
8. Mejorar el rendimiento laboral, a través de una mayor vinculación de los empleados.
El objetivo es lo que motiva y lleva a la realización de un evento. Por eso lo más importante es cumplir con el objetivo del cliente. El objetivo será el lugar de inicio desde dónde comenzarás a planificar cualquier evento.
Queremos que la experiencia de los invitados, además de ser única, vaya alineada con los objetivos de nuestro cliente. Que consigamos llegarles, justo de la forma que la marca, empresa o institución quiere. Lograr transmitir con fuerza el mensaje que nuestros clientes desean lanzar a través del evento, será la base de nuestro éxito en la organización de eventos corporativos.
Beneficios de los eventos corporativos.
Ya hablamos de los objetivos que persigue un evento empresarial, los cuales nos vendrán dados por el cliente que nos contrata. Ahora te voy a hablar de cuáles son los beneficios que puede aportar a una empresa, lo cual te va a servir y te va a dar herramientas a la hora de vender u ofrecer tu servicio, y de convencer a tu potencial cliente de por qué es conveniente realizar un evento, y por qué debe contratarte a vos para llevar a cabo dicho evento. Aunque no
lo creas hay empresas que no tienen idea de lo que pueden conseguir realizando un evento. Por eso es bueno que vos sí lo sepas.
1. Aumentar la motivación de los empleados. Con eventos de “team
building” o viajes de incentivo se puede para fomentar el trabajo en
equipo y mantener alta la motivación de los empleados, que se sentirán valorados y orgullosos de pertenecer a la empresa.
2. Incrementar la visibilidad de la marca. Un evento corporativo siempre es una gran oportunidad para dar a conocer tu empresa, productos y servicios a potenciales clientes. Con un evento podrás generar una experiencia que sea inolvidable para tus clientes.
3. Fidelizar clientes. Es mucho más sencillo fidelizar a los clientes que ya tiene tu empresa que lograr nuevos clientes, por lo que los eventos que organices también deben estar enfocados a que tus clientes se sientan valorados y se conviertan en los mejores embajadores de tu marca.
TRABAJO PRÁCTICO
A) REALIZA UNA PRESENTACIÓN CONTANDONOS UN POCO DE VOS Y POR QUE REALIZAS EL CURSO.
B)EXPLICA QUÉ ES UN EVENTO?
C)EXPLICA LAS HABILIDADES QUE DEBE TENER UN ORGANIZADOR DE EVENTOS