ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYE6"
CLASE 6
LOGÍSTICA DE LOS EVENTOS
El armado de un evento
Básicamente lo que se debe conocer y tener claro en cuánto al armado es:
1. Tipos de mesas
a) Para 40 a 80 personas se utilizan las mesas
En “i”
En “T”
En “U”
b) Para 80 a 100 personas se utilizan las mesas en E, o en peine
En “E”
En peine
c) Otros tipos de mesas:
Auditorio
Redonda
Escuela
Rusa
Imperial
2. Ubicación de las mesas
Siempre hay que buscar la mejor ubicación de acuerdo al espacio y nuestro
propio criterio.
3. Armado de mesas
a) Capacidad de las mesas redondas (las más comunes)
1 m = 4 personas
1,20 m = 6 personas
1,50 m = 8 personas
1,80 m = 10 personas
2 m = 12 personas
b) Mesas de apoyo:
Redondas = 1m de diámetro
Rectangular = 2 m x 0,70 m
Cuadrada = 0,60 m x 0,60 m
c) Espacio para circulación:
50 cm a 1 metro (de un respaldo a otro de las sillas)
50 cm a 80 cm por comensal sentado a la mesa (o sea entre una silla
y la de al lado)
La logística de un evento
Lo más importante que hay que saber respecto a la logística de un evento tiene que ver con la cantidad de comida y de personal.
Estas cantidades son estimativas y está bueno tenerlas en cuenta al momento de negociar con el catering, para saber de antemano si las cantidades que nos ofrecen, nos va a alcanzar, o si por el contrario creemos que va a ser insuficiente. Y también para los casos en que no contratemos un catering,como puede ser una reunión más informal en la que el anfitrión decide comprar y encargarse el mismo de la comida. En este caso podemos ayudarlo
a calcular las cantidades de comida necesarias utilizando esta información.
2. El cálculo del personal
Es fundamental tener en cuenta la cantidad de mozos y/o camareras que serán necesarios para cubrir el evento. Dicha cantidad dependerá del tipo de catering que se ofrezca, así sea formal, informal, mesa americana, etc.
a) Para banquetes y comidas formales será necesario:
un maitre por cada 40 o 50 invitados;
un mozo por cada 10 o 15 invitados;
un sommelier (opcional) por cada 20 o 25 invitados.
b) Para un lunch o cóctel
un maitre;
un mozo por cada 35 o 40 invitados.
c) Mesa americana o Buffett
un maitre;
un mozo por cada 20 o 25 invitados.
Ambientación, sonido e iluminación.
La ambientación de un evento
La ambientación está relacionada con la disposición de los distintos elementos que visten el decorado desnudo: mobiliario y cortinajes. Y si bien de todo esto se encargarán los especialistas en ambientación y/o decoración que contratemos para cada uno de nuestros eventos, es necesario conocer al menos algunas cuestiones básicas.
Según la densidad de la ambientación, ésta puede transmitir “espacio” y “elegancia” o “pobreza” e “insuficiencia”.
En cuanto a la ambientación y decoración lo que hay que tener en cuenta son los siguientes ítems o criterios:
a) Grados de estimulación de los invitados:
Carga alta: estímulos simultáneos para generar atención
desconcentrada
Carga baja: captar la atención de los invitados para enfocar hacia un efecto en cuestión (para capacitaciones o momentos específicos)
b) Contratar a profesionales en la materia:
Ambientadores
Escenógrafos
Decoradores
c) Seguir un hilo conductor o temática:
Prensa
Vestimenta de los invitados
Vestimenta del personal
Videos
Mantelería
Menú
Entorno
Cortinas
Decorado
Distribución del mobiliario
Densidad de la ambientación (elegante, minimalista, o despojado)
Clasificación de espacios para ambientar
Los diferentes espacios con los que nos podemos encontrar pueden ser:
abiertos, cerrados, interiores, exteriores, naturales, artificiales, públicos, privados y funcionales (pensados para desarrollar determinada actividad).
Ahora bien, si se quiere producir determinadas sensaciones a través del espacio en las personas, habría que tener en cuenta estas variables:
Tamaño del espacio (grande/pequeño)
Colores (fríos/cálidos)
Luz (mucha/poca)
Forma del espacio. Jugar con líneas y ángulos transmite sensación de dinamismo y movimiento. Las estructuras sólidas y firmes, así como las líneas verticales u horizontales crean sensación de estabilidad.
Textura de los elementos. Alfombras, cortinas, metales, maderas, etc.,inciden directamente sobre el tacto.
Distribución interna. Forma de colocar los elementos en el espacio. Se intenta siempre de generar equilibrio y armonía.
El decorado: lo que hay que saber
El decorado debe estar dotado de significado que haga referencia a la temática del evento y ser acorde a las dimensiones e instalaciones del espacio. También debe ser resistente, pero al mismo tiempo fácil de manipular y transportar.
A través de un decorado podemos:
Establecer un lugar determinado de acción (ej.: pista de baile)
Crear una atmósfera determinada o clima (tristeza, alegría, reflexión,felicidad, etc.)
Dirigir la atención del público hacia puntos determinados (ej.: la
entrada de los novios o de la quinceañera)
Música y sonido
La música y el sonido forman parte del alma de un evento, sobre todo de los sociales, con lo cual es uno de los aspectos a los que debemos darle mayor importancia.
El armado de una cadena de sonido está compuesto por los siguientes eslabones:
Fuentes de sonido (bandeja, compactera, pc, micrófono, etc.)
Mixer o mesa de sonido: recibe, procesa, mezcla y ecualiza las múltiples
fuentes de sonido que puede haber.
Potencia: amplifica el sonido proveniente de los mezcladores.
Parlantes: reproducen y dan salida al sonido.
Monitoreo: se utiliza para tener noción o un retorno de lo que está
sonando desde el escenario hacia el público. Lo utilizan los músicos
cuando tocan en vivo y también los disc jockeys.
Si bien está bueno que tengamos un mínimo de conocimiento sobre el equipamiento de sonido, éste será manejado por profesionales, de quienes esperamos las mejores propuestas de servicio que nos aseguren lo mejor en materia de sonido y musicalización. Por eso es importante manejarnos con 2
o 3 disc jockeys y/o empresas de sonido, las cuales se supone que ya hemos ido probando en nuestros primeros eventos y hemos quedado más que satisfechos con su forma de trabajo y sus conocimientos
Iluminación
La iluminación es otro de los puntos importantes a tener en cuenta, ya que acompaña a la ambientación y permite resaltar determinados lugares destacándolos con respecto a otros. Nos ayuda a “crear climas” y de acuerdo a cómo se elija disponer las luces, se podrá lograr que el espacio refleje lo
que uno desea mostrar.
Al momento de escoger el lugar para el evento, se deberá tener en cuenta las luces que posea el predio para luego planificar e incorporar lo que haga falta.
Al igual que con el sonido, aquí simplemente te voy a dar a conocer los elementos básicos que componen la iluminación de un evento, ya que del tema se ocupará el proveedor que contratemos. Estos son:
a) Luces de base: sirven para hacer baños de luz homogénea tanto sobre grandes espacios, como sobre personas, pequeños objetos o detalles.
Su posición y color (gelatinas) son determinadas antes del comienzo del evento y no pueden modificarse una vez instaladas. Algunas de ellas son: pines, par300, par1000, cuarzos, elipsoidales, fresneles, etc.
b) Luces de efectos: son luces móviles que arman dibujos sobre aquello que tocan. Solas no sirven para nada, pero en conjunto con las luces de base ambientan todo tipo de evento. Algunas de ellas son: barredoras,máquinas de haces, luz negra, láser, flashes, sistemas de iluminación inteligente.
Un tema no menor en cuanto a la iluminación es asesorarse con el lugar para conocer cuál es la corriente máxima que permite la térmica, para no sufrir un corte de luz por exceso de corriente.
EL PERFIL DEL ORGANIZADOR DE EVENTOS
¿Es necesario responder a un determinado perfil para organizar eventos? La respuesta es inequívoca: rotundamente sí. En este campo más que en ningún otro, pues el evento es, como afirmábamos en el marco conceptual, una herramienta de comunicación que manejada hábilmente
puede convertirse en nuestro mejor aliado o, por el contrario, devenir en nuestro peor enemigo, poniendo incluso en peligro la reputación de la propia compañía, y la nuestra por añadidura.
No todo el mundo reúne los requisitos para estar en disposición de
gestionar un acto. La de organizar eventos es una labor muy compleja,sujeta a numerosos imponderables, que requiere temple, autocontrol y mucha capacidad resolutiva. Analicemos una a una las cualidades de un buen organizador de eventos.
¿Cuáles son esos requisitos?
Por una parte hay una serie de cualidades genéricas que son básicas para el desempeño de este oficio y que se adquieren con la práctica y el estudio. Por otra, son necesarias una serie de aptitudes o requisitos específicos innatos sin los cuales difícilmente se podrán alcanzar los objetivos para los que fue concebido el evento. Pasamos, pues, a enumerarlas:
Genéricas
• “Know-how” o buen hacer. Se trata de la experiencia previa, adquirida mediante el estudio y/o trabajos realizados. Es uno de los requisitos más importantes que debe reunir un buen organizador de eventos. La falta de ese Know-how equivaldría a montarse en una bicicleta sin haberlo hecho nunca antes, con lo cual el batacazo estaría garantizado.
• Educación y cultura. Son aspectos importantes para cualquier actividad, pero en el caso de los eventos resultan inherentes a la propia organización de un acto.
Fundamentos Teóricos
• Intuición. Para conseguir el objetivo del evento debemos anticipar o prever el resultado de cada acción que establezcamos.
• Organización. En los eventos siempre se dan varias acciones simultáneas que son necesarias coordinar con la metodología adecuada. En concreto, la producción de un evento es una fase muy compleja, que exige capacidad de gestión y método.
• Imaginación. Son tan variadas las herramientas con las que contamos en la gestión de eventos y tantos los posibles enfoques e infinitas las combinaciones, que solo con imaginación e ingenio conseguiremos
los objetivos previstos.
• Ingenio o creatividad. La creatividad, ese vocablo que tan en boga está en los tiempos que corren y que tan difícil resulta poner en práctica.
Podríamos definirla como el pensamiento original y la imaginación
constructiva. Crear es generar nuevas ideas o conceptos, o nuevas
asociaciones entre ideas y conceptos conocidos, que habitualmente
producen soluciones originales, y, por tanto, adecuadas para el éxito en la gestión de los eventos.
Específicas
• Habilidades comunicadoras. Cuando se pretende transmitir un mensaje, —una parte fundamental del objetivo de cualquier acto—, utilizar las técnicas más adecuadas en cada caso será una garantía de éxito, y economizará costes de producción. En los eventos es necesario mantener a la audiencia entretenida y expectante, y para ello se ha de lograr un ritmo constante sin altibajos.
• Autoridad e influencia. Consiste en el derecho de dirigir las actividades de otros respetando sus opiniones y teniéndolas en cuenta. La influencia se manifiesta en el cambio de comportamiento de un individuo
resultante de las actuaciones de otro.
• Liderazgo. El liderazgo es el conjunto de habilidades gerenciales o
directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos.
El ABC en la Organización de Eventos
• Persuasión. Es un proceso destinado a cambiar la actitud o comportamiento de una persona hacia algún evento, idea, objeto o persona(s), mediante el uso de palabras escritas o habladas.
• Empatía. Es la capacidad cognitiva de percibir en un contexto común lo que otro individuo puede sentir. También es un sentimiento de participación afectiva de una persona en la realidad que afecta a otra.
• Autocontrol. Consiste en la habilidad de gestionar adecuadamente las propias emociones, comportamientos y deseos.
Cualidades innatas recomendables
• Buen gusto. A pesar de la admisión de que el gusto es algo variable, no universal sino propio de cada sujeto, no objetivo sino subjetivo («en
la variación está el gusto», «para gustos se hicieron los colores», «entre gustos no hay disputas»); siempre se ha realizado convencionalmente una jerarquía, arbitraje, y valoración a criterio de los distintos gustos,generando los conceptos opuestos de buen gusto y mal gusto.
• Paciencia. Es la actitud que lleva al ser humano a poder soportar contratiempos y dificultades para conseguir algún bien. De acuerdo con la tradición filosófica “es la constancia valerosa que se opone al mal, y a pesar de lo que sufra el hombre no se deja dominar por él”.
• Discreción y mesura. Cualidad de una persona que se caracteriza por su moderación, prudencia, sensatez y compostura en la actitud y el semblante.
• Tacto. Habilidad o delicadeza para tratar asuntos conflictivos con nuestro interlocutor.
• Diplomacia o “mano izquierda”. Decimos que alguien tiene mano
izquierda cuando sabe cómo controlar una situación complicada, cuando tiene tacto o cuando sabe gestionar adecuadamente las relaciones interpersonales.
• Sentido común. Podemos definirlo como «una facultad que posee la generalidad de las personas para juzgar razonablemente las cosas» o bien como «el don provisto para saber distinguir todo lo que nos rodea: el bien, el mal, la razón y la ignorancia».
RELACIONES PÚBLICAS VERSUS PUBLICIDAD
Puede que algún lector se pregunte ¿y entonces por qué siguen anunciándose los productos? Muy sencillo, para posicionar las marcas. La publicidad ha alcanzado altas cotas de sofisticación en su búsqueda por la supervivencia en un mercado extremadamente competitivo, hasta el punto de reconvertirse en un arte. Los anuncios, auténticos cortos cinematográficos, son dirigidos por directores de cine, en los que, en no pocas ocasiones, ni siquiera vemos lo ofertado, pues solo aparece la
marca.
Pongamos un ejemplo: ¿cómo es posible que el producto de limpieza KH7 se comenzara a publicitar cuando este ya había adquirido un 60% de la cuota de mercado? Cuando ya se encontraba en un alto porcentaje de los
Fundamentos Prácticos
hogares españoles, la marca comenzó a publicitar el producto en televisión.
La explicación la encontramos en la aparición de un competidor en el sector de los desengrasantes, que sí se ofertaba en los medios de comunicación.
La marca KH Lloreda buscó mediante esta acción posicionarse o consolidarse como líder en el mercado de los productos desengrasantes.
Hay marcas (tal es el caso de Zara o The Body Shop) que no se han
dado a conocer a través de la publicidad, no contratan publicidad propiamente dicha. Sin embargo, han llegado a ser líderes en su sector gracias a la estrategia viral del boca-oreja.
Cada vez son menos las marcas que utilizan la publicidad para lanzar productos al mercado, lo cual no significa que estemos frente al declive de la publicidad, sino todo lo contrario. La diferencia es que las estrategias han cambiado sustancialmente, aunque la finalidad se mantiene.
En consecuencia, los eventos son igualmente herramientas de
Marketing y Relaciones Públicas. Es una de las formas en que la empresa se relaciona con su entorno con el fin de profundizar y consolidar las relaciones existentes.
El fin último, pues, de los eventos consiste en transmitir un mensaje
concreto a través de la creación de experiencias únicas.
TRABAJO PRÁCTICO
A)ARMA UN CUADRO COMPARATIVO ENTRE PUBLICIDAD Y RELACIONES PÚBLICAS
B)EXPLICA EL PERFIL A TENER PARA ORGANIZAR UN EVENTO