ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPCAT3"
CLASE 3
EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO PARA SERVICIOS DE CATERING.
Almacén, economato y bodega
Solicitud y recepción: métodos sencillos, documentación yaplicaciones.
A. Introducción.
Efectuar procesos de aprovisionamiento de los géneros, elaboraciones culinarias envasadas,materiales y equipos que conforman cargas de servicios de catering.
Interpretar la orden de servicio o el plan de producción proporcionado por su superior para recabar información que permita seleccionar los géneros, elaboraciones culinarias
envasadas, material y equipos necesarios para el montaje del servicio.
Solicitar a los departamentos correspondientes los géneros, elaboraciones culinarias envasadas, material y equipos necesarios para el montaje del servicio.
Cumplimentar la documentación requerida para el aprovisionamiento.
Interpretar etiquetas y documentación habitual que acompaña a los alimentos, bebidas,materiales y equipos suministrados .
Asistir en la realización de operaciones de control, utilizando medios e instrucciones aportados para tal fin, detectando desviaciones entre las cantidades y calidades de los
géneros, elaboraciones culinarias envasadas, materiales y equipos solicitados y los recibidos.
La recepción de géneros culinarios y bebidas en un servicio de catering supone un trabajo basado en la buena organización, ya que se reciben productos tanto perecederos como no perecederos y su recepción debe ser la adecuada para que no se estropeen
El economato es el lugar donde se recibe la mercancía. El economato además de recibir el género se encarga de:
Como ya hemos comentado en alguna ocasión, el servicio de catering puede ser independiente o estar integrado en un restaurante. De una forma u otra, el establecimiento de catering estará estructurado en departamentos.
Estos departamentos juegan un papel muy importante en la gestión del almacén. Para evitar aglomeraciones, desorganización y pérdidas de tiempo, se deben establecer horarios para que
-Almacenar
-Conservar
-Controlar
Distribuir los departamentos realicen sus pedidos a economato, ya que de esta forma se tiene más contraladas las salidas de mercancías. Es decir, si todos los departamentos deben realizar sus
pedidos y retirada de mercancías del economato en las 3 primeras horas de la mañana, economato gestionara bastante mejor las entradas y salidas, los pedidos, las bajas, en definitiva,
todo lo relacionado con la distribución del género. Si economato no tuviera definido un horario fijo, la gestión de mercancías se complicaría bastante y limitaría la realización de otras tareas al
personal de economato.
Características de un economato
✓ Que no esté cercano a fuentes de calor.
✓ Que no presente exceso de ventilación.
✓ Que carezca de humedad.
✓ Que esté alejado de lugares con olores o con vibraciones.
✓ Esta dependencia debe estar seca, y bien ventilada, en todo momento, para
✓ Con una temperatura media, y constante, de 15 ºC.
✓ Dotada con estanterías para facilitar la ubicación de la mercancía.
Por otro lado, la bodega depende directamente de economato, y se encarga de almacenar,conservar, controlar y distribuir bebidas a los departamentos o áreas del establecimiento.
Debido a estas funciones de recepción de mercancías, tanto el economato como la bodega deben tener una serie de características básicas, que favorecerán al desarrollo eficaz de sus
funciones y por lo tanto el desarrollo general del funcionamiento de la empresa. Estas características básicas se pueden resumir en:
✓ Deben estar ubicadas dentro del establecimiento en lugares de fácil acceso a los proveedores, ya que estos deberán descargar grandes cantidades de cajas, por lo que
cuanto más fácil sea el acceso, más rápido y mejor ser realizara el suministro de mercancías.
✓ Debe estar ubicada cerca de los departamentos o áreas de producción. Para que el traslado de materias primas a estas áreas sea rápido y se requiera el menor número de
elementos para su almacenaje y distribución dentro del establecimiento.
✓ Debe estar próximo a zonas de almacenamiento en frio, para que la cadena de frio no se rompa y se almacene en estas cámaras lo más rápido posible.
✓ Debe estar ubicado en lugares alejados de zonas donde puedan transmitir olores y microorganismos o puedan recibirlos, como es el caso de lavandería, lencería, cuarto de
basuras, calderas, aseos, etc.
✓ Deben disponer de puertas y pasillos anchos que faciliten el transporte de las mercancías, además de evitar en la medida de lo posible diferentes alturas como escalones o escaleras que dificulten el traslado de la mercancía y supongan un riesgo
para las personas que realizan estas operaciones.
✓ Deben disponer de equipos que faciliten los procesos de recepción y almacenamiento.
Como pueden ser:
• Espacio suficiente para realizar las tareas de control.
• Basculas de gran pesada.
• Balanzas de pequeño peso.
• Recipientes con cierre hermético de policarbonato para la conservación de género perecedero
• Etiquetas para el control.
• Termómetros.
• Mesas de trabajo.
• Ordenadores, PDA, lectores de códigos de barra, etc.
• Cámaras de conservación, de pescado, carne, verduras, antecámaras y congeladores.
• Carretillas, transpaletas manuales, etc.
✓ La temperatura de estas dependencias no deberá ser superior a 15˚C y deben estar bien ventilados y sin humedad. Aunque cada producto requiere unas temperaturas concretas, a continuación,se establece una tabla de temperaturas general y orientativa.
✓ Todas las instalaciones, equipos y mobiliario del economato deben ser fáciles de limpiar y desinfectar.
B. Recepción de materias primas.
Como ya hemos comentado las materias primas que podemos recibir pueden ser de diferentes tipos, perecederas o no, por este motivo, la recepción debe realizarse de forma que las materias
primas estén el menor tiempo posible fuera de las condiciones ambientales, de temperatura, etc., adecuadas para su conservación.
En la recepción de los alimentos es muy importante tener en cuenta lo siguientes:
TRANSPORTE RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO MANIPULACIÓN
➢ Hacer el traslado de los alimentos lo más rápido posible para no romper la cadena de
frío.
➢ Comprobar que los proveedores disponen de autorización sanitaria vigente.
➢ Comprobar que durante el tiempo que nos han suministrado los productos han sido acordes a lo pedido.
➢ Comprobar que los productos que nos suministran tengan las características organolépticas y de frescura adecuadas.
➢ Que los productos envasados vengan correctamente etiquetados, con la información completa del tipo de producto que se trate, ingredientes, identificación de su origen,fecha de caducidad, lote y temperatura de conservación.
➢ Los vehículos que transporten los productos que se reciben se usarán exclusivamente para el transporte alimentario.
➢ Comprobar que los alimentos este correctamente protegidos y estibados durante el transporte, y los envases que contienen los alimentos se recibirán en buen estado y sin roturas.
➢ El vehículo presentará unas condiciones de limpieza adecuada.
Se hará un registro de los productos que llegan anotando todo lo referente al producto, indicando, día de llegada, la empresa que lo envía, lote, cantidad de productos, y posibles comentarios. En caso de tratarse de productos en frío, también debe anotarse la temperatura a la que llegan. Cada empresa tendrá un formulario específico que deberás completar en cada recepción. Ejemplo de la registro de los alimentos:
La recepción de mercancías se basa en comprobar y verificar de lo que hemos pedido:
La secuencia para conseguir una recepción adecuada se resume en:
➢ Comprobar lo que se pidió con lo que hemos recibido. El documento que deberemos revisar es el albarán.
➢ No solo se deberá comprobar la cantidad de lo recibido, sino que también habrá que comprobar la calidad de los productos adquiridos y comprobar que reúnen la calidad que se ha establecido para el establecimiento, tanto en su aspecto visual,
calidad, categoría, pesos, etc.
La cantidad.
La calidad.
El precio.
➢ Almacenar rápidamente los productos congelados y refrigerados en las cámaras que mantengan las condiciones de temperatura adecuada.
➢ Mantener un sistema de distribución basado en el método FIFO, es decir procurando que las últimas materias primas recibidas sean las últimas que se distribuirán a las áreas de producción.
➢ Almacenar los productos siempre siguiendo las mismas normas, utilizando siempre los mismos lugares para que sea más fácil recuperarlos y distribuirlos
C. Aprovisionamiento interno de géneros y el orden de trabajo diario.
Se debe tomar como punto de partida el estadillo de previsión del servicio que se va a prestar, así como las características del establecimiento, el menú, la categoría, la temporada, etc.
Una vez conocida las previsiones, el jefe del departamento realizara una hoja de pedidos sobre aquellos géneros que necesitara a lo largo de la jornada para prestar los servicios.
- Los géneros perecederos requieren unas condiciones especiales para su conservación
ya que su duración es limitada. Por lo tanto, en cuanto a estos géneros se debe:
• Las materias primas que se compraron con anterioridad son las primeras que deben distribuirse entre los departamentos que la soliciten.
• Deben almacenarse por clases, tipos, categorías, etc.
• Utilizar envases adecuados a cada uno de ellos y no utilizar sartenes, vasos,tazas, platos para conservarlos.
• Envasar, etiquetar y datar son acciones básicas para llevar un buen control de las mercancías.
- Los géneros no perecederos tienen mayor durabilidad y no requieren condiciones especiales de conservación, solo algunas condiciones físicas de humedad, luz, etc. Así,podemos establecer los puntos generales que debe tener un almacén de productos no
perecederos.
La zona de recepción
Este lugar debe estar acondicionado con espacio suficiente para poder maniobrar. La zona de recepción debe contar con las dimensiones adecuadas al volumen de mercancía que se
"recepciona", y al tiempo que ha de permanecer allí. La estancia de dicha mercancía en esta área será la mínima posible.
El orden de la recepción de mercancías será:
✓ Descargar el material de los transportistas.
✓ Abrir el material.
✓ Identificar y seleccionar el material.
✓ Comprobar los albaranes del transportista con lo que se reciben.
✓ Comprobación de la mercancía llegada.
✓ Anotar daños y defectos del material.
✓ Llevar los controles precisos.
✓ Tramitar el reparto del material para el área de uso o estantería correspondiente.
Almacenamiento: métodos sencillos y aplicaciones.
Una vez comprobamos que la recepción de los productos llega en perfecto estado debemos almacenarlo según su condición:
➢ Conservación en frio.
➢ Conservación a temperatura ambiente.
El almacén es el lugar físico donde se encuentran todas aquellas mercancías necesarias para realizar las tareas y trabajos propios del catering. En el almacén se acumulan las mercancías
disponibles en espera de ser utilizadas. Pueden existir uno o varios almacenes, dependiendo del tamaño del establecimiento de catering de los servicios que presta y del volumen de mercancías
necesarias.
El objetivo del almacén es evitar demoras en el servicio de los pedidos y que no se produzcan cortes en la cadena de la prestación de servicios o producción.
Conservación a temperatura ambiente.
Algunos alimentos pueden conservarse a temperatura ambiente, siempre que estén:
DESECACIÓN: consiste en la eliminación en lo posible de la humedad del alimento.
SALAZÓN: consiste en tratar los alimentos con sal comestibles, para concentrarlos y que elimine la máxima cantidad de agua. (Bacalao salado).
CURADO: se somete los alimentos a sal y nitratos haciendo que se disminuya el agua, el alimento
cambia su composición.
AZUCARADOS: añadiendo azúcar a los alimentos, haciendo que se concentre más y no tenga tanta agua disponible. (Mermeladas).
AHUMADOS: se somete a los alimentos a humo autorizado. (Salmón ahumado).
ESCABECHADO Y ADOBADO: se somete el alimento a la acción de vinagre y sal. El adobo con condimentos.
EN CONSERVAS
Conservación en frio
Sin romper en ningún momento la cadena de frio.
Refrigeración: Es un método de conservación que permite tener los alimentos durante un tiempo relativamente corto. La temperatura óptima en líneas generales está entre 0º y 5ºC.
Congelación: Es el método más adecuado para la conservación de los alimentos a largo plazo,puede conservarse incluso meses.
Las temperaturas normales para la congelación son de -18ºC.
Nunca se debe volver a congelar los alimentos que ya se han descongelado.
Estos alimentos deben almacenarse en lugares frescos y secos.
Deben estar almacenados separados del suelo y de las paredes.
Los alimentos deben estar separados de los productos químicos y de limpieza.
Deben estar etiquetados correctamente.
Deben llevar etiquetada la fecha de almacenamientos.
Los alimentos de deben descongelar en la nevera nunca al aire.
DENOMINACIÓN TEMPERATURA CONSERVACIÓN
• Cámara de lácteos y derivados: 0ºC a 4ºC.
• Cámara de carnes: 0ºC a 2ºC.
• Cámara de pescados: 0ºC a 2ºC.
• Cámara de géneros preelaborados: 3ºC a 5ºC.
• Cámara de congelación: -18ºC a -28ºC.
• Cámara de ultracongelación: -28ºC a -80ºC.
El organigrama básico de un almacén viene representado en el siguiente esquema:
Una vez aceptadas las mercancías se procede a almacenarlas. Como norma general, en el almacenamiento se debe tener en cuenta que:
• Las materias primas se almacenarán por clases, tamaños, categorías, etc.
• Los productos se colocarán atendiendo a su uso, es decir, dependiendo de la frecuencia de rotación, productos que más se utilizan estarán ubicados en zonas de mejor acceso.
En el almacenaje debe tenerse en cuenta las condiciones de almacenamiento, para que las materias primas recepcionadas estén en perfectas condiciones hasta su consumo. Las condiciones de almacenamiento tratan sobre:
• Temperaturas máximas de almacenamiento.
• Humedad.
AMBIENTE HUMEDAD RELATIVA
• Muy seco: De 0% a 10% de humedad.
• Seco: De 10% a 30% de humedad.
• Normal: De 30% a70% de humedad.
• Húmedo: De 70% a 90% de humedad.
• Muy húmedo: Más de 90% de humedad.
✓ Normas de higiene y manipulación.
✓ Fecha de caducidad.
✓ Otras condiciones físicas, químicas y ambientales.
OBJETIVOS DE ALMACENAJE
✓ Localizar los productos de manera fácil y rápida.
✓ Evitar mermas o robos
✓ Que los productos mantengan sus condiciones básicas y naturales.
✓ Facilitar la rotación de todos los productos.
✓ Mejorar el control de los productos almacenados.
✓ Facilitar la labor del personal de almacén.
✓ Mejorar el suministro de distribución al resto de departamentos.
A. Productos frescos de consumo inmediato.
Se cambiarán de envase para evitar almacenar los envases que traen y que probablemente estén sucios por el transporte.
Se almacenará en cámaras frigoríficas por familias de productos y con las temperaturas adecuadas para cada producto.
B. Productos congelados.Se realizarán los procesos de almacenamiento lo más rápido posible para evitar romper la
cadena del frio.
Se almacenarán en cámaras congeladoras que tengan unas temperaturas entre -18ºC a -28ºC.
C. Productos no perecederos
Las condiciones básicas de almacenamiento se resumen en:
• El almacén debe disponer de armarios, estanterías y otros sistemas de almacenaje que permitan que los productos almacenados en ella se encuentren bien
acomodados, organizados y respetando su forma y dimensiones.
• Se deben identificar todas las zonas del almacén, las zonas más frescas, las más cálidas, la más oscuras, las que tienen mejor y peor acceso, etc., una vez identificadas las zonas, determinar qué productos por sus condiciones de almacenamiento deberán ocupar una u otras áreas.
• Determinar qué productos por su coste deberán tener un almacenamiento restringido.
• Se deberán colocar los productos más pesados lo más cerca del suelo, para evitar caídas de objetos, facilitar la manipulación y evitar la rotura de los estantes por exceso de peso.
• No colocar los productos con sus embalajes en el suelo, se deberá hacer con altillos o tarimas para evitar la suciedad del suelo, las plagas, etc.
• Etiquetar los productos a medida que se recepcionan, estableciendo cuando se compraron, proveedor, fecha de caducidad, precio, características, etc.
En los almacenes, dependiendo de sus características físicas, el género que almacena, su estructura, los métodos empleados para almacenar, etc., dispondrá de una serie de sistemas de
almacenaje que facilitaran por un lado la conservación de los productos y por otro la accesibilidad a los mismos.
Control de almacén
Para poder llevar un control del almacén y de la mercancía que guarda, es imprescindible llevar un orden, limpieza y sistema fijado.
El control del almacén permitirá la optimización del espacio, la realización de pedidos del material que sea imperiosamente necesario, y disponer en dicho almacén únicamente el
mínimo. Para todo esto, es preciso invertir en material nuevo, en el momento que se requiera.
Para ejecutar un correcto control de almacén, se tendría que determinar quién va a recibe mercancía, quién la distribuye y quién la almacena.
Se recomienda que existir únicamente una puerta de recepción de productos.
A fin de detectar desviaciones entre lo pedido y lo que llega al almacén, el empleado encargado será el responsable del control de la recepción, llevando un registro de las salidas y entradas, a
través de una serie de documentos y etiquetas:
Albarán de entrada
El albarán de entrada es imprescindible para el
control del almacén. Este albarán es generado en el
momento en el que los proveedores entregan la
mercancía solicitada.
El contenido del albarán puede variar en función
del lugar en que se emita, aunque, como mínimo
debe contener una determinada información (fecha de emisión, identificación del proveedor, cantidades, referencias, firma...) que demuestre la existencia de la transacción.
Hoja de pedido de material
La hoja de pedido de material es el documento que se utiliza para solicitar productos a un proveedor o empresa.
En este impreso debe contener:
- los productos solicitados.
- Modo de pago.
- Se facilitan los datos precisos para realizar la entrega de la mercancía.
Hoja de inventario
La hoja de inventario se efectúa tras realizar el recuento de todas las existencias (materiales y mercancía) del almacén. Normalmente, se ejecuta el último día de cada mes.
Este documento debe incluir quién lo efectúa, la fecha, la descripción o el código del producto y las cantidades de cada producto que hay en el almacén en ese instante, entre otros datos.
Hoja de rotura de almacén
La hoja de rotura de almacén se cumplimenta cuando algún materia o mercancía tiene que ser retirado por estar en mal estado, rotura, perdida o decisiones empresariales.
Esta hoja de rotura debe contener:
- La descripción de la irregularidad.
- El código del producto.
- La cantidad deteriorada.
- La fecha de la tramitación de la hoja.
- El empleado que tramita la hoja o da la autorización para la retirada.
Etiqueta de control
Cuando llegan los productos al almacén, se etiqueta con un código interno para facilitar el almacenamiento en el sitio adecuado.
Esta etiqueta debe contener:
- La descripción del producto y el código.
- La fecha de recepción.
- La persona que lo etiquetó.
- En qué lugar está situado.
- Las observaciones que se crean precisas para un óptimo control.
- Etiqueta del producto
La etiqueta de un producto contiene información concerniente a la fecha de envasado, de caducidad (de consumo y de almacenaje), número de lote (la familia a la que pertenece),nombre del producto o al código EAN (código internacional de etiquetado).
TRABAJO PRÁCTICO
A)EXPLICA CÓMO REALIZAR UN INVENTARIO CON EJEMPLOS BUSCADOS POR USTEDES
B)EXPLICA LOS OBJETIVOS DEL ALMACENAJE